تکنیک های موثر برای مدیریت زمان

اینکه بر نحوه سپری کردن زمان خودتان مسلط شوید یا زمان بر شما تسلط یابد، انتخاب خود شماست. از قدیم گفته اند زمان پرواز می کند، یعنی صرف نظر از اینکه چقدر سعی می کنید سرعت آن را کاهش دهید، به گذر خود ادامه می دهد. بنابراین به جای تلاش برای تسخیر زمان که یک خواسته دست نیافتنی است، باید بیاموزید چگونه زمان را به نفع خودتان استفاده کنید. این کار با تکنیک های مدیریت زمان به سادگی امکان پذیر است.

مفهوم مدیریت زمان

مدیریت زمان یعنی بتوانید زمان را به ابزاری در مسیر پیشرفت و اهداف خود تبدیل کنید. یادگیری نحوه بهینه سازی زمان در افزایش بهره وری شما و شغل شما موثر است. در ادامه، پنج تکنیک مدیریت زمان را که فایده های زیادی برای زندگی شخصی و شغلی شما دارد، بیان می کنیم. با ما همراه باشید.

راهکارهای مدیریت زمان

پنج راه ساده ای که به شما کمک می کند تا استاد مدیریت زمان شوید، به این شرح است:

1.یک بررسی از الگوهای زندگی روزمره خود انجام دهید
سقراط، فیلسوف بزرگ معتقد است: «اگر زندگی را نیازمایید، آن زندگی ارزش زیستن ندارد.» هرچند سقراط در این جمله به بهره وری اشاره ای نکرده، اما این گفته می تواند به شما کمک کند تا مدیریت زمان خود را برای افزایش بهره وری به دست بگیرید.

اگر می خواهید بدانید در طول روز کجاها می توانید در وقت خودتان صرفه جویی کنید، لازم است مدتی را برای بررسی نحوه گذران زمان خود صرف کنید. چند روز، یا یک هفته را به این اختصاص دهید که بفهمید کارهایی که روزانه انجامشان می دهید چقدر طول می کشد. برای مثال، چقدر زمان می برد تا برای رفتن به محل کار آماده شوید؟ مدت زمان رفت و آمد شما چقدر است؟ اولین کاری که هنگام ورود به محل کار انجام می دهید چیست و چقدر طول می کشد؟ هر کار خاص در طول روز چقدر زمان می برد؟

یک دفتر یادداشت همراه خود داشته باشید و از تایمر تلفن همراه یا ساعت خودتان برای اندازه گیری مدت زمان انجام هر کار در طول روز استفاده کنید. این تکنیک مدیریت زمان می تواند بسیاری از ناکارآمدی های روزانه شما را آشکار کند. بعد می توانید با تلاش برای بهبود مدیریت زمان خود، به آنها رسیدگی کنید.

2.محدودیت های زمانی خاصی را برای کارهای اصلی تنظیم کنید
برای فعالیت هایی که اهمیت بیشتری برایتان دارند، زمان اختصاصی در نظر بگیرید و به زمان بندی خود پایبند باشید. وقتی زمان آن کار تمام شد، آن موقع به سراغ کار دیگری بروید.

این از تکنیک های مفید مدیریت زمان برای آن افرادی است که در معرض اتلاف وقت توسط دیگران قرار دارند! آن افراد در کنار شما می ایستند یا می نشینند، و نیمی از روز خودشان و شما را با صحبت های بیهوده هدر می دهند! به این دسته از افراد (و سایر افراد) زمان مناسبی برای صحبت بدهید و سپس از آنها فاصله بگیرید یا آنها را سر کار خودشان بفرستید. این کار وقت شما را آزاد می کند تا بدون اینکه آن را در گفتگوهای بی نتیجه هدر دهید، به کارهای مهم بعدی بپردازید.

3.زمانی را برای «تفکر» در مورد مدیریت زمان خود در نظر بگیرید
شما احتمالا نیمی از روز کاری خودتان را صرف فکر کردن می کنید: ارائه راه حل هایی برای مشکلات، توسعه ایده های جدید، سنجش موثرترین استراتژی ها برای دستیابی به نتایج موفقیت آمیز و…

به توصیه مشاوران کسب و کار برای اجرای موفق تر ایده ها باید زمانی با برنامه ریزی به تفکر و تحلیل موقعیت اختصاص داد.

زمانی که به اندیشیدن اختصاص می دهید، پربارترین زمان شماست. صرف این زمان باعث می شود در نهایت مکالمات و فعالیت های سازنده ای داشته باشید که نتایج دلخواه را به شما می دهد. اهمیت مدیریت زمان نیز در همین جاست. به عنوان یکی از تکنیک های مدیریت زمان، مدتی را نیز صرف تفکر در مورد همین موضوع کنید. یعنی به این فکر کنید که زمان های اندیشیدن خود به کارها را به حداکثر رسانده، و زمان هایی را که بدون اندیشیدن صرفا به انجام کار بدون تفکر می پردازید به حداقل برسانید تا بازدهی خود را بالا ببرید. هرچه بیشتر در مورد کارهای خودتان فکر کنید، نتیجه بهتری از آنها می گیرید.

4.وقتی از برنامه خودتان خارج می‌شوید، عصبانی نشوید
شما چه بخواهید و چه نخواهید، نمی توانید تمام چیزهایی را که در دنیا اتفاق می افتد کنترل کنید. تنها کاری که می توانید انجام دهید این است که پاسخ مناسبی به آنها بدهید.

علی رغم تمام تلاش هایتان، ممکن است ناچارا دچار حواس پرتی شوید، در شرایط اضطراری و رویدادهای غیر منتظره گیر بیفتید و از مسیر خودتان خارج شوید. این ها همه یک بخش طبیعی از زندگی و روزهای شما هستند. اجازه ندهید بهره وری شما تحت تاثیر این عوامل قرار گیرد. اگر مشکلی وجود دارد که باید به آن رسیدگی کنید، این کار را به تعویق نیندازید. سعی کنید در هر شرایطی به برنامه خود ادامه دهید، اما اگر نتوانستید، عصبانی نشوید و در صورت لزوم مجددا برنامه ریزی کنید.

5.برای تسلط بر مدیریت زمان، هم برنامه های بزرگ و هم برنامه ریزی کنید
بهترین راه برای کنترل زمان، داشتن یک برنامه است. شما باید هم برنامه های بلند مدت داشته باشید و هم برنامه های کوتاه مدت. برنامه های بلند مدت ممکن است شامل مواردی مانند اهداف فروش کسب و کارتان، رشد درآمد، افزایش ارزش شرکت یا ثروت شخصی شما و… باشد. اهداف کوتاه مدت چیزهای دیگری هستند، مانند تکمیل گزارشی که قرار است تا پایان هفته ارائه دهید، یا انتخاب لباس جدید برای رفتن به سر کارتان.

بهتر است هر روز زمانی را به برنامه ریزی روزانه اختصاص دهید. 20 یا 30 دقیقه قبل از شروع روز کاری خود را صرف یادداشت برداری از آنچه انتظار دارید در آن روز انجام دهید، به انجام برسانید. می‌توانید جلساتی را که باید در آن شرکت کنید، تماس‌های تلفنی که باید داشته باشید، بازدیدهایی که قرار است انجام دهید و… را یادداشت کرده یا در ذهنتان مرور کنید.

این تکنیک مدیریت زمان به شما اجازه می دهد که روز خودتان را بر اساس انتظارات و نیاز های همان روز سازماندهی کنید. نه اینکه هر اتفاقی در طول روز افتاد، به راحتی بتواند برنامه شما را به هم بریزد و عصبی تان کند.

پنج تکنیک ساده ای که در این مطلب گفته شد، می تواند تاثیر شگرفی روی زمان بندی های شما و بهره وری شما که متاثر از زمان است بگذارد. با رعایت این نکات می توانید امید داشته باشید زمان را در کنترل خودتان نگه دارید. یعنی به جای اینکه نگران سپری شدن زمان و کمبود وقت باشید، بتوانید از ثانیه به ثانیه زمان خودتان به درستی استفاده کنید و بر آن تسلط بیابید.