پروژه و عملیات هر دو برای موفقیت یک تیم ارزشمند هستند. هر دو نیاز به همکاری با مدیریت رده بالاتر دارند، اما برخی تفاوت های کلیدی وجود دارد که بر جنبه های جداگانه یک تیم تأثیر می گذارد. یادگیری نقش پروژه ها و عملیات می تواند به شما در درک اهداف آنها در یک تیم و چگونگی ایجاد نوآوری و پیشرفت کمک کند.
در این مقاله به تعریف پروژه و عملیات و همچنین توضیح برخی تفاوت های اساسی بین آنها می پردازیم. دعوتتان می کنیم تا پایان این مطلب همراه ما باشید.
پروژه چیست؟
پروژه یک فعالیت یا وظیفه موقت با تاریخ شروع و پایان مشخص است. اغلب پروژه ها منحصر به فرد هستند و با یک هدف نهایی خاص ایجاد می شوند، مانند یک محصول یا خدمات جدید که برای یک تیم ارزش ایجاد می کند. پس از اتمام پروژه، تیم به کارهای دیگر می پردازد. یک تیم معمولاً پروژه ای را برای رسیدگی به نیازهای تجاری یا اجتماعی، درخواست های مشتری یا تقاضاهای بازار ایجاد می کند.
عملیات چیست؟
عملیات، وظیفه روتین و مداومیست که به رویه های یک تیم پایبند است. آنها محصولات جدیدی تولید نمی کنند و خطر کمتری برای تأثیرگذاری بر موفقیت یک تیم دارند، زیرا تیم با محاسبه عملکرد، هزینه، زمان و اهداف آنها آشنا است.
عملیات، دائمی است و نتیجه یا خدمات یکسانی را برای حفظ امور روزانه یک تیم ایجاد می کند. برخی از ویژگی های معمول عملیات شامل استفاده از سیستم‌ها یا فرآیندهایی است که از قبل وجود دارند و مدیریت چندین هدف به طور همزمان.
تفاوت پروژه با عملیات
در اینجا برخی از تفاوت های کلیدی بین پروژه و عملیات وجود دارد که می تواند به شما در شناسایی عملکرد هر یک در یک تیم یا شرکت کمک کند:
بودجه
مدیریت یا ذینفعان یک شرکت معمولاً برای فعالیت تیم های پروژه ای بودجه مشخصی را تعیین می کنند. پروژه ها معمولاً شامل توسعه فرآیندها یا محصولات جدید می شوند، به این معنی که ممکن است نیازها یا موانع غیرمنتظره‌ای ایجاد شود.
تیم ممکن است برای تکمیل هدف با نتایج رضایت بخش از مدیریت پول یا منابع بیشتری بخواهد. عدم قطعیت نتایج پروژه به این معنی است که ممکن است بودجه نیاز به تعدیل یا تجدید نظر داشته باشد.
در مقابل وظایف و الزامات قابل پیش بینی عملیات به مدیر اجازه می دهد تا بودجه ای را بدون درخواست های پیش بینی نشده برای منابع اضافی اختصاص دهد. مدیران به ندرت انتظار نوسان در بودجه عملیاتی دارند، مگر اینکه فرآیندهای خود را اصلاح یا تغییر دهند. بنابراین این نخستین تفاوت میان پروژه و عملیات است.
مدت زمان
اگرچه یک پروژه موقتی است، اما زمان لازم برای تکمیل یک هدف می تواند متفاوت باشد. تاخیرهای غیرمنتظره مانند جابجایی کارکنان نیز می تواند بر جدول زمانی پروژه تاثیر بگذارد. اغلب، تیم پس از تکمیل پروژه منحل می شود که کمترین تأثیر را بر عملکرد تیم دارد.
اما تا زمانی که تیم فعال باشد، عملیات ادامه دارد. وظایف پیش بینی‌شده عملیات به این معنی است که نباید تاخیری در کارها به وجود بیاید، هرچند غیر ممکن نیست. تأخیر ممکن است به طور موقت بر یک عملیات تأثیر بگذارد، اما کل جدول زمانی و وظایف تکمیل شده را تغییر نمی دهد. یک عملیات پایان قابل پیش بینی ندارد، اما پایانی برای آن متصور است که تیم بر اساس آن عمل می کند.
میزان ریسک
ریسک بیشتری در پروژه ها وجود دارد زیرا هیچ راه تضمینی برای سنجش موفقیت آنها وجود ندارد. یک تیم با سرمایه گذاری زمان، انرژی، پول و منابع برای توسعه یک محصول یا خدمات جدید، ریسک می کند. اگر محصول با موفقیت یا به درستی به فروش نرسد، ممکن است یک تیم با خطرات مالی و عملکردی مواجه شود. همچنین این خطر وجود دارد که ذینفعان پروژه از محصول یا خدمات نهایی ناراضی باشند.
در مقابل پروژه، ریسک کمتری در عملیات وجود دارد زیرا تیم از نتیجه محصول یا خدمات مطلع است. تیم قبلاً هزینه، استفاده از منابع و واکنش مشتری به عملیات را ارزیابی و تأیید کرده است. این بدان معنی است که حداقل ریسک عملکرد، مشکلات مالی، توسعه و بازار وجود دارد. یک عملیات ممکن است در صورت معرفی، تغییر یا حذف یک فرآیند، خطر بیشتری را تجربه کند، اما شرکت ها معمولاً برای تغییرات سریع در صورت بروز عوارض بزرگ آماده می شوند.
مدیریت
مدیران پروژه رهبران موقتی هستند که مسئولیت هدایت محدوده و بودجه پروژه را بر عهده دارند و در عین حال یک تیم موقت برای تکمیل وظایف یا اهداف تعیین شده ایجاد می کنند. هدف اصلی این موقعیت ایجاد تغییر در یک تیم است.
مدیران عملیات که به آنها مدیران فرآیندهای کسب و کار نیز گفته می شود، رهبران دائمی عملیاتی هستند که اهداف اصلی آنها حفظ خروجی کافی و بهبود مستمر کارایی و سازگاری فرآیندهای عملیاتی موجود است. بهبود این فرآیندها می تواند در قالب کاهش هزینه ها و کسب مزیت رقابتی در سطح مستمر رخ دهد. مدیران فرآیندهای کسب و کار معمولاً به دلیل ماهیت تکراری کار، دارای مهارت های تخصصی مرتبط با عملیات خاص هستند.
تمرکز
از دیگر تفاوت های عملیات و پروژه، عامل تمرکز آنهاست. یک پروژه بر تکمیل اهداف خاص برای برآوردن تمام الزامات تکمیل پروژه تمرکز دارد. مدیران پروژه ممکن است از اهداف برای برنامه ریزی برای پروژه های آینده استفاده کنند، زیرا آنها می توانند به عنوان طرح کلی یا نمونه هایی از آنچه باعث موفقیت محصول یا خدمات نهایی می شود، استفاده کنند.
تمرکز یک عملیات معمولاً شامل معیارهایی مانند اهداف شاخص عملکرد کلیدی است، زیرا آنها به عنوان استانداردهای کیفیت عمل می کنند که به شرکت ها کمک می کند عملکردهای عملیاتی کارآمد را تضمین کنند. معیارهای عملیاتی می تواند به تیم ها کمک کند تا آنچه را که می توانند برای بهبود عملکرد تغییر دهند، شناسایی کنند. شاخص‌های کلیدی عملکرد، مانند رضایت مشتری، نرخ جابجایی کارکنان و زمان تولید، همچنین می‌توانند نشان دهند که آیا بخش‌ها برای همسویی با اولویت‌ها و اهداف تیم با هم کار می‌کنند یا خیر.
بهره وری
پروژه ها اغلب بر عملکرد تأکید دارند. زیرا شامل توسعه رویکردهای منحصر به فرد برای طراحی ها یا فرآیندها می شود. یک محصول جدید که به اندازه کافی کارایی دارد، اغلب با افزایش بالقوه سود، علاقه مشتری و سهم بازار، موجب تغییر در سازمان می شود. محصولات یا خدماتی که عملکرد خوبی دارند می توانند به شرکت ها در رسیدن به اهداف و سنجش موفقیت با تعیین نقاط قوت، ضعف و پروژه های احتمالی آینده کمک کنند.
عملیات معمولاً بر کارایی متکی است زیرا شامل تجزیه و تحلیل، برنامه ریزی و بهبود تعهدات روزانه است. یک تیم زمانی می تواند بهره وری را افزایش دهد که فرآیندها یا محصولات را تغییر دهد تا کارآمدتر یا مقرون به صرفه باشد. بهبود کارایی یک عملیات همچنین می تواند به تیم کمک کند تا با کاهش هزینه های عملیاتی و زمان ساخت به اهداف خود دست یابد.
