رویداد تجاری و نکاتی برای برنامه‌ریزی آن

فهرست مطالب

برنامه ریزی یک رویداد تجاری نیازمند یک مسئول جهت هدایت و مدیریت جلسات و اقدامات ویژه است. این فرد باید بر تمام جنبه های رویداد نظارت کند تا اطمینان حاصل شود که رویداد طبق برنامه پیش می رود. برنامه‌ ریزان رویداد اغلب بودجه‌ ها را مدیریت می‌ کنند، تاریخ رویداد را بر می گزینند، مکان‌ های برگزاری را انتخاب می نمایند و محل اقامت مهمانان را سازماندهی می‌ کنند. وظایف خاص یک برنامه‌ ریز رویداد به جنبه‌ های زیادی بستگی دارد، از جمله اندازه و دسته رویداد، تحصیلات شخص و تجربه وی در برنامه‌ ریزی رویداد تجاری. در این مطلب 16 نکته کلیدی را که برای برگزاری موفق یک رویداد مورد نیاز است، بررسی می کنیم.



نکاتی برای برگزاری موفق یک رویداد تجاری

1. برنامه ریزی را زود شروع کنید

ابتدا باید هدف خاصی را برای رویداد تعیین کنید. هدف نهایی رویداد تجاری را مشخص کنید. ممکن است این هدف شبکه سازی، جذب سرمایه گذار یا جذب مشتری باشد. شفاف بودن در مورد هدف رویداد به شما کمک می کند تا روی جزئیات مهم رویداد، از انتخاب محل برگزاری تا جذب حامیان مالی، متمرکز بمانید.

آماده سازی و برنامه ریزی رویداد را از قبل شروع کنید تا مطمئن شوید که همه چیز خوب پیش می رود. با فروشندگان و مسئول مکان ها صحبت کنید، چیزهای لازم را رزرو کنید و یک جدول زمانی برای همه جنبه های عملکرد برنامه ریزی داشته باشید. برنامه ریزی اولیه می تواند به شما در شناسایی موانع احتمالی، طراحی راه حل ها و ارائه یک رویداد موفق کمک کند.

2. به بودجه خود پایبند باشید

تعیین کنید که چقدر می توانید برای محل برگزاری، پذیرایی، سرگرمی و هزینه های متفرقه هزینه کنید. به یاد داشته باشید که تمام هزینه های احتمالی را از ابتدا در نظر بگیرید تا با رقمی بیشتر از برآورد اولیه خود مواجه نشوید.

3. برنامه ریزی رویداد تجاری را مکتوب کنید

همانطور که با فروشندگان در مورد قراردادها مذاکره می کنید، مطمئن شوید که قوانینی را در مورد آنچه که در زمان وقوع تغییرات مهم یک تا سه ماه، یک تا چهار هفته و روز رویداد رخ می دهد، در نظر بگیرید. سیاست های تاخیر و تغییرات احتمالی را در نظر بگیرید. به طور کلی، برنامه ریزی را کتبی انجام دهید.

4. یک مکان را برای برگزاری رویداد تجاری انتخاب کنید

هنگامی که به دنبال مکان مناسب هستید، مخاطبان خود را بشناسید. محیطی را انتخاب کنید که مهمانان شما در آن احساس راحتی کنند. به عنوان مثال، یک کنفرانس برای مدیران ارشد به مکان رسمی تری نسبت به مکانی که برای یک فعالیت تیم سازی استفاده می شود، نیاز دارد.

رویداد تجاری و نکاتی برای برنامه ریزی آن

5. فعالیت های رویداد را در برنامه بگنجانید

آنچه را که می خواهید در رویداد تجاری اجرا شود، در نظر بگیرید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید یک سخنران اصلی، کارگاه ها یا نمایشگاه های تجاری داشته باشید. می توانید تا روز برگزاری به تنظیم دقیق جزئیات ادامه دهید، اما مهمانان شما از قبل باید به طور کلی بدانند چه انتظاری داشته باشند. در اسرع وقت چهارچوب یا دستور کار اولیه را در اختیار آنها قرار دهید.

6. یک برنامه پشتیبان فروشنده داشته باشید

حتماً یک ماه قبل از رویداد، با فروشندگان و مکان های برگزاری در ارتباط باشید تا مطمئن شوید که همه برای رویداد شما آماده هستند. هر گونه قرارداد را بررسی کنید تا بتوانید از ارتباط نادرست جلوگیری کنید. اگر مشکلی با فروشندگان پیش بیاید، احتمالاً مشکل لحظه آخری خواهد بود. برای هر نوع پیش نیازی که رویداد تجاری شما به آن وابسته است، بهتر است حداقل سه گزینه پشتیبان داشته باشید.

7. یک جدول زمانی و یک چک لیست ایجاد کنید

ضرب‌ الاجل‌ها معمولاً بهتر از فهرست‌ های باز عمل می‌ کنند. بنابراین در اسرع وقت، زمانی که باید تصمیمات خاصی گرفته شود و کارهای خاصی باید انجام شوند تا شما را در مسیر درست نگه دارد، نهایی‌ سازی را شروع کنید.

چک لیست ها می توانند به شما کمک کنند تا بتوانید کارهایی را که باید انجام دهید، به همراه ضرب الاجل و پشتیبانی هر کدام تعیین کنید. یک چک لیست همچنین ممکن است به شما کمک کند تا زمانی که در مرحله آماده سازی هستید، تخمین های زمانی و مالی ایجاد کنید. علاوه بر این، داشتن یک چک لیست می تواند اندازه گیری پیشرفت را در حین انجام هر کار برای رویدادتان آسان تر کند.

با نزدیک شدن به تاریخ رویداد، جدول زمانی و چک لیست خود را با در نظر گرفتن این سوالات پیشنهادی به روز کنید:

  • مهمانان کی می رسند؟
  • نقطه تماس کجاست؟
  • چه زمانی غذا باید آماده شود؟
  • گروه اجرای زنده در چه مقطعی باید وارد شود؟

8. استخدام یک عکاس را مد نظر داشته باشید

می توانید پولی را برای پرداخت به یک عکاس یا فیلمبردار خبره برای رویداد تجاری خود کنار بگذارید. درباره عکاسان و فیلمبرداران نزدیک محل برگزاری خود تحقیق کنید و برای دریافت قیمت با آنها تماس بگیرید. اغلب، فیلمبرداران و عکاسان قیمت، بسته‌ی رویداد یا نرخ ساعتی دارند. عکاسی یا فیلمبرداری از رویداد شما می تواند محتوای مفیدی را برای کانال های رسانه ای فراهم کند. عکس‌ های موجود در محل همچنین می‌ توانند خاطره‌ ای خاص از یک رویداد سرگرم‌ کننده را برای شرکت‌ کنندگان به ارمغان بیاورند.

9. شبکه سازی با دیگران را در برنامه ریزی رویداد تجاری مد نظر داشته باشید

برنامه ریزان رویداد اغلب روابط خود را با فروشندگان رویداد و مکان ها ایجاد می کنند، بنابراین می توانند گزینه های مختلفی را در هنگام برنامه ریزی یک رویداد در نظر بگیرند. برقراری ارتباط با سایر متخصصان در این صنعت می تواند به شما کمک کند تشخیص دهید کدام فروشنده ها و مکان ها برای چه کارکردهایی بهترین هستند. این ارتباطات همچنین می تواند به شما کمک کند خدمات خود را ارتقا دهید و سرنخ ایجاد کنید.

10. ارتباط موثر با فروشندگان و کارکنان داشته باشید

ارائه کانال های واضح برای ارتباط با فروشندگان، حامیان مالی، مشتریان و کارکنان شرکت ممکن است به شما در هماهنگی موثرتر یک رویداد کمک کند. اطمینان حاصل کنید که همه افراد درگیر آگاه هستند که شما در هر زمان در دسترس هستید و آنها را تشویق کنید تا با سؤالات یا نگرانی های خود تماس بگیرند. روش های ارتباطی شامل مکاتبات ایمیلی، جلسات حضوری، چت تصویری و تماس های تلفنی است.

11. برای چالش های رویداد تجاری خود برنامه ریزی کنید

ممکن است در طول فرآیند برنامه ریزی یا خود رویداد، با چالش ها یا موانعی روبرو شوید، بنابراین آماده شدن برای چنین چالش هایی در مراحل اولیه برنامه ریزی ضروری است. فهرستی از چالش های احتمالی مانند آب و هوا، حضور کم، لغو لحظه آخری یا غیبت کارکنان رویداد ایجاد کنید. سپس، راه حل هایی برای این سناریوها ایجاد کنید، از جمله:

  • داشتن یک مکان پشتیبان برای پناه گرفتن در صورت تغییر آب و هوا (اگر رویداد در فضای باز است)
  • داشتن فروشندگان اضافی برای تماس در صورت عدم حضور فروشندگان قبلی
  • برنامه ریزی کارکنان اضافی برای رویداد در صورت بیماری کارکنان قبلی
  • استفاده از استراتژی های بازاریابی برای تبلیغ موثر رویداد برای افزایش حضور مهمانان
رویداد تجاری و نکاتی برای برنامه ریزی آن

12. طرح پشتیبان رویداد تجاری را برنامه ریزی نمایید

مهم است که برای اجرای یک رویداد موفق تجاری آماده شوید، حتی اگر حوادث ناگواری رخ دهد. گاهی اوقات، رویدادها نیاز به غلبه بر موانع پیش بینی نشده دارند. داشتن یک برنامه پشتیبان برای اطمینان از موفقیت رویداد مفید است. برنامه های پشتیبان خود را با کارکنان، فروشندگان و محل برگزاری به اشتراک بگذارید تا تأییدیه دریافت کنید و توضیح دهید که در صورت بروز مانع چه سیاست ها و رویه هایی را باید دنبال کنید.

13. استراتژی های ترویج رویداد را اجرا کنید

برای دادن زمان به شرکت‌ کنندگان برای برنامه‌ ریزی جهت حضور در رویداد و پاسخ‌گویی به شما، شروع به تبلیغ رویداد از چند ماه قبل مفید است. از ابزارهای تبلیغاتی مانند دعوت نامه های رسانه های اجتماعی یا کمپین های تبلیغاتی آنلاین استفاده کنید. همچنین می توانید محصولات تبلیغاتی مانند جاکلیدی، خودکار یا برچسب، با تاریخ و زمان رویداد ایجاد کنید. در تبلیغات آنلاین خود، اطلاعات جالبی در مورد غذا و نوشیدنی، حمایت مالی، سرگرمی ها، فروشندگان، تم و لباس مناسب رویداد درج کنید.

14. از بازاریابی شبکه های اجتماعی استفاده کنید

بازاریابی رسانه های اجتماعی یک ابزار آنلاین عالی برای دسترسی به مهمانان و متقاعد کردن آنها برای شرکت در رویداد تجاری شما است. این به شما امکان می‌ دهد رویداد را در صفحات رسانه‌ های اجتماعی متعدد اعلام کنید تا جزئیات منحصر به فرد و به‌ روز رسانی‌ های هیجان‌ انگیزی مانند اینکه چه کسی حامی رویداد است، چه موضوعی دارد و چه هنرمندانی اجرا می‌ کنند، ارائه دهید. همچنین می توانید جدول زمانی رویداد، قیمت بلیط و مکان را نیز درج کنید. یک ماه قبل از رویداد، اجرای یک کمپین رسانه های اجتماعی می تواند مخاطبان و حضور مهمانان را به حداکثر برساند. راه های دیگر استفاده از رسانه های اجتماعی عبارتند از:

  • ایجاد انگیزه در مهمانان برای حضور و به اشتراک گذاری محتوا با استفاده از مسابقات هدایایی در پلتفرم های مختلف
  • تشویق مهمانان به ارسال تصاویر یا ویدیوهای رویداد با هشتگ در عنوان برای آگاهی از برند
  • درخواست از مهمانان برای به اشتراک گذاشتن رویداد در پروفایل رسانه های اجتماعی خود برای دریافت کد تخفیف یا اقامتگاه های ویژه در طول رویداد

15. یک برنامه پاکسازی داشته باشید

رویداد شما با خروج مهمانان به پایان نمی رسد. هر جزئیات کوچکی را از راه اندازی رویداد تا پس از اتمام آن در نظر بگیرید. تمیزکاری محل برگزاری رویداد از جمله این جزئیات است.

16. برای رویداد تجاری خود بازخورد بخواهید

برای ارزیابی موفقیت کلی رویداد تجاری و شناسایی فرصت های بهبود، بازخورد کارکنان، فروشندگان، شرکت کنندگان و مشتریات خود را جمع آوری کنید. داشتن بازخورد عملی به شما در بهبود رویدادهای آینده کمک می کند.

مقالات دیگر

به اشتراک بگذارید

یک پاسخ

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

مقالات مرتبط

فلسفه رهبری چیست؟

فلسفه رهبری چیست؟

رهبران خوب می توانند رهبری موثر را از طریق راهنمایی، مشاوره، برقراری ارتباط یا استراتژی های دیگر نشان دهند. بهترین رهبران از فلسفه های رهبری

ادامه مطلب »

مشاوره رایگان

برای دریافت مشاوره رایگان، فرم زیر را پرکنید. مشاورین و کارشناسان ما در سریع ترین زمان پاسخگوی شما عزیزان خواهند بود.