کسب و کارهایی که کالاها و خدمات تولید می کنند اغلب به سیستمی متکی هستند که استفاده از منابع، افراد و فرآیندها را بهینه می کند. اطمینان از کارآمدی سیستم و در راستای اهداف کلی سازمان برای بسیاری از کسب و کارها اولویت دارد. وجود یک استراتژی عملیاتی می تواند در برنامه ریزی فرآیندها و وظایف و همسویی آنها با اهداف کلان سازمان شما مفید باشد. در این مقاله، استراتژی عملیاتی و مزایای داشتن یک استراتژی کلیدی موفق را مورد بحث قرار می‌دهیم.
استراتژی عملیات چیست؟
استراتژی عملیات مجموعه ای از تصمیماتی است که یک سازمان در مورد تولید و تحویل کالاهای خود می گیرد. سازمان‌ها ممکن است هر قدمی را که به سمت تولید یا ارائه محصول برمی‌دارند یک عملیات در نظر بگیرند و همه تصمیم‌گیری‌ها در مورد این عملیات‌های مختلف، استراتژی عملیات است. استراتژی عملیاتی یک سازمان با استراتژی کلی کسب و کار هماهنگ است و به سازمان کمک می کند تا به اهداف بلندمدت خود دست یابد و رقابت پذیری در بازار را بهبود بخشد.
به عنوان مثال، یک شرکت تولید کننده و فروش رایانه ممکن است عملیات زیر را انجام دهد:
- به دست آوردن مواد
- کار با تامین کنندگان
- طراحی کامپیوترهای جدید
- ساخت طرح های کامپیوتری
- مدیریت کارکنان
- تحویل کامپیوترهای تمام شده به فروشندگان یا مصرف کنندگان
مزایای داشتن استراتژی عملیاتی
داشتن یک استراتژی عملیاتی در کسب و کار یا سازمان شما چندین مزیت دارد، مانند:
کارایی کارکنان
استراتژی‌های عملیاتی اهداف بخش‌های مختلف را تعریف می‌کنند، که به مدیران تیم و کارکنان اجازه می‌دهد بدانند برای چه چیزی تلاش می‌کنند. یک استراتژی عملیاتی می تواند اطمینان حاصل کند که هر کارمندی که در یک عملیات مشارکت دارد، از زمان و مهارت های خود به نحو احسن استفاده می کند. علاوه بر این، رهبران سازمان می توانند پی ببرند که کدام بخش ها به طور موثر عمل می کنند و کدام یک ممکن است نیاز به بهبود داشته باشند.
مدیریت منابع
سازمان ها اغلب دارای منابع محدودی هستند که استفاده کارآمد از آنها ضروری است. استراتژی‌های عملیاتی می‌توانند به رهبران کمک کنند تا تعیین کنند کدام حوزه‌های سازمان به بیشترین منابع نیاز دارند و چگونه آن منابع را به بهترین شکل ارائه کنند. با توسعه یک استراتژی عملیاتی، رهبران می توانند در مورد هزینه های اداره بخش های مختلف اطلاعات بیشتری کسب کنند. سپس آنها می توانند این هزینه ها را تجزیه و تحلیل کنند و ببینند که آیا با اهداف کلی سازمان مطابقت دارند یا خیر.
همکاری بخش ها
یک استراتژی عملیاتی نحوه کار چندین بخش در یک سازمان را با هم توضیح می دهد. با تشریح این هماهنگی، هر بخش می داند که چگونه با سایرین ارتباط دارد. آنها همچنین می‌توانند ببینند که چگونه اهداف تک تک بخش‌هایشان به دستیابی به اهداف کلی سازمان در کنار سایر بخش‌ها کمک می‌کند. این برای بهبود تصمیم گیری و کمک به کارکنان در بخش های مختلف مفید است که احساس کنند در یک تیم هستند.
عناصر استراتژی عملیات
عناصر معمول یک استراتژی عملیات عبارتند از:
محصولات و مونتاژ
مدیران عملیات محصول به دنبال ساده‌سازی فرآیندها هستند، مانند ارتباطات تیمی یا مونتاژ محصول. آنها همچنین داده های مربوط به محصولات خود را تجزیه و تحلیل می کنند و از آن برای اولویت بندی وظایف استفاده می کنند. به عنوان مثال، آنها ممکن است به مدیران محصول کمک کنند تا تصمیم بگیرند کدام عناصر یک محصول را ابتدا بسازند. تیم‌های عملیات محصول با بخش‌هایی مانند تولید، پشتیبانی مشتری و فروش همکاری می‌کنند تا به بهینه‌سازی فرآیندی که مصرف‌کنندگان با محصول طی می‌کنند، از تحقیق تا تبدیل شدن به مشتریان دائمی، کمک کنند.
تحویل و ذخیره موجودی
استراتژی عملیات موجودی، استراتژی ای است که به کسب و کارها کمک می کند تا در مورد نحوه سفارش، نگهداری و پردازش موجودی خود تصمیم بگیرند. این استراتژِی به دنبال راه‌های کارآمدتر برای تحویل یا ذخیره موجودی، با هدف کاهش هزینه‌ها و ضایعات است. استراتژی عملیات موجودی نیز با هدف سفارش تعداد بهینه کالا، به حداکثر رساندن ظرفیت ذخیره سازی بدون اتلاف منابع است.
بهینه سازی زنجیره تامین
عنصر زنجیره تامین یک استراتژی عملیاتی به دنبال راه هایی برای بهینه سازی حرکت محصولات از تامین کنندگان به توزیع کنندگان است. ممکن است این کار را به روش های مختلفی انجام دهد، به عنوان مثال، پیاده سازی فناوری ارتباطی سریع تر یا بهینه سازی مقادیر حمل و نقل. در استراتژی عملیات زنجیره تامین، رهبران در مورد ساختار زنجیره تامین و فعالیت های هر مرحله تصمیم می گیرند. آنها همچنین تصمیم می گیرند که محصولات را کجا تولید و در کجا ذخیره کنند.
کیفیت محصول نهایی
هدف عملیات با کیفیت، تولید محصول نهایی رضایت بخش است. این شامل تست محصول و تجزیه و تحلیل بازخورد مشتری است. آنها همچنین سازگاری را بررسی می کنند تا همه مشتریانشان سطح یکسانی از کیفیت را دریافت کنند. علاوه بر این، مدیران عملیات با کیفیت، عملیاتی را که به تولید کمک می کند، تجزیه و تحلیل می کنند. به عنوان مثال، آنها اطمینان حاصل می کنند که سازمان از بهترین مواد برای یک محصول نهایی با کیفیت بالا استفاده می کند. آنها به طور مداوم بر فرآیند تولید نظارت می کنند تا مطمئن شوند که به نتایج کیفی مورد نظر آنها منجر می شود.
برنامه ریزی استفاده از منابع
زمان‌بندی استفاده از منابع به معنای اطمینان از استفاده سازمان از منابع خود در بهترین زمان ممکن است. این ممکن است شامل بهترین زمان برای ارسال محموله های محصولات یا فعالیت هایی باشد که کارمندان باید ابتدا روی آن تمرکز کنند.
یک چالش رایج برای کسانی که در عملیات زمان‌بندی کار می‌کنند، یافتن مصالحه بین اهداف رقابتی از نظر منابع مشترک است. به عنوان مثال، هم تیم توسعه محصول و هم تیم رضایت مشتری ممکن است بخواهند یک گروه متمرکز برگزار کنند، اما سازمان شما فقط منابعی برای میزبانی یک در یک زمان دارد. در برنامه عملیاتی خود، برنامه ریزی بهینه را برای این دو بخش تعیین می کنید.
مدیریت امکانات
برنامه ریزی و مدیریت تسهیلات، تجزیه و تحلیل چگونگی تأثیر امکانات فعلی سازمان در اهداف سازمان است. این بخش از استراتژی عملیات شما تعیین می کند که آیا امکانات فعلی شما مطابق با نیاز عمل می کنند یا خیر. علاوه بر این، همچنین متوجه می‌شود که آیا سازمان شما به امکانات جدید نیاز دارد یا خیر، و در این صورت جستجو برای یافتن امکانات مناسب انجام می‌دهد.
پیش بینی برای برنامه ریزی
پیش بینی عملیات جایی است که یک سازمان برای آینده برنامه ریزی و از داده ها برای ایجاد مفروضات در مورد آینده سازمان استفاده می کند. به عنوان مثال، ممکن است روندهای فروش فعلی را برای تعیین سود در یک سال مطالعه کند. سپس تغییراتی را در سازمان اعمال می کند تا اطمینان حاصل شود که سازمان همیشه به سمت اهداف خود حرکت می کند. به عنوان مثال، اگر پیش بینی کند فروش به دلیل عوامل اقتصادی ممکن است طی شش ماه کاهش یابد، ممکن است به دنبال راه هایی برای کاهش هزینه ها در زمان فعلی باشد تا آنها را برای این وضعیت آماده کند.
عوامل کلیدی موفقیت برای استراتژی های عملیات
عوامل کلیدی که در هر استراتژی عملیاتی باید در نظر گرفته شوند عبارتند از:
اهداف: شما می توانید برای هر عملیات یک هدف تعیین کنید تا جهت عملیات را مشخص کنید. این ممکن است در تصمیم گیری های مربوط به عملیات به شما کمک کند، که ممکن است به دستیابی به اهداف بزرگ تر سازمان کمک کند.
کارکنان: اکثر عملیات ها دارای کارکنانی هستند که آنها را انجام می دهند. داشتن کارکنان مناسب برای هر کار می تواند کیفیت کار تمام شده را بهبود بخشد. هر زمان که یک عملیات را تجزیه و تحلیل می‌کنید، می‌توانید ببینید چه کسی روی آن کار می‌کند و راه‌هایی برای بهبود توانایی آنها برای انجام خوب کارشان جستجو کنید.
نوآوری: نوآوری می تواند به سازمان ها کمک کند تا راه های بهتری برای فعالیت پیدا کنند و به طور بالقوه نسبت به رقبای خود برتری پیدا کنند. در هر عملیاتی، ایده خوبی است که به دنبال مناطقی باشید که می توانید در آن نوآوری کنید. می توانید مدیران عملیات را تشویق کنید تا فرآیندهای جدید را امتحان و سپس نتایج را تجزیه و تحلیل کنند.
تجزیه و تحلیل: همه عملیات نیاز به تجزیه و تحلیل منظم دارد و با تجزیه و تحلیل می توانید یاد بگیرید که کدام عملیات به خوبی اجرا می شود و کدام یک نیاز به بهبود دارد. پیاده سازی سیستمی را برای تجزیه و تحلیل منظم در هر بخش از استراتژی عملیات خود در نظر بگیرید که اعضای هر عملیات را تجزیه و تحلیل کند، یا یک بخش جداگانه برای تجزیه و تحلیل سایر عملیات ایجاد کنید.
