مدیریت ریسک عملیاتی فرآیندی است که مدیران و تحلیلگران کسب و کار از آن برای کاهش ریسک های مالی که عملیات روزانه کسب و کار ممکن است ایجاد کند، استفاده می کنند. این می تواند به شرکت ها کمک کند تا زیان های خود را به حداقل برسانند و بهره وری را در یک سازمان افزایش دهند. درک خطراتی که ممکن است در طول عملیات روزانه رخ دهد می تواند به شرکت ها کمک کند تا از آنها اجتناب و آنها را مدیریت کنند.
در این مقاله، تعریف می کنیم که مدیریت ریسک عملیات چیست، اهمیت آن را بیان می کنیم و نحوه اجرای موثر آن را شرح می دهیم.
تعریف مدیریت ریسک عملیاتی
مدیریت ریسک عملیاتی فرآیندی است که شامل تجزیه و تحلیل ریسک، استراتژی و کنترل ریسک برای شناسایی و کاهش ریسک هایی است که ممکن است در عملیات روزانه کسب و کار رخ دهد. هدف این شکل از مدیریت، کنترل و به حداقل رساندن ریسک های عملیاتی است که زیان های ناشی از شکست در فرآیندها، سیستم ها یا عملیات کارکنان را شامل می شود. اغلب ریسک های عملیاتی برای شرکت هزینه دارد، اما می تواند به ضررهای دیگری مانند هدررفت زمان، از دست رفتن مهلت پروژه یا مشتریان منجر شود. استفاده از مدیریت ریسک عملیاتی به عنوان یک ابزار به افزایش درآمد، بهره وری و موفقیت کلی یک سازمان کمک می کند.
چرا مدیریت ریسک عملیاتی مهم است؟
مدیریت ریسک عملیاتی برای موفقیت یک تجارت بسیار مهم است. وجود ابزار یا فرآیندی برای ارزیابی ریسک ها و خنثی کردن آنها باعث صرفه جویی در هزینه، زمان و سختی های کسب و کار می شود. مزایای مدیریت ریسک عملیاتی عبارتند از:
فرآیندهای تصمیم گیری را بهبود می بخشد
با توانایی شناسایی و ارزیابی ریسک ها به طور موثر، مدیران می توانند استراتژی های بهتری برای تکمیل پروژه ها ایجاد کنند. با آگاهی از خطرات احتمالی در مورد یک فرآیند، می توانید تصمیمات آگاهانه ای در مورد چگونگی ادامه و اجتناب از این خطرات بگیرید. به عنوان مثال، خطر عملیاتی ممکن است احتمال یک حمله سایبری باشد. با مدیریت ریسک عملیاتی، می توانید تشخیص دهید که این ممکن است دلیل یک مشکل باشد و برنامه ای برای تقویت فایروال های شبکه برای محافظت از داده‌های شرکت داشته باشید.
به شناسایی شرایط یا اقدامات ناامن کمک می کند
مدیریت ریسک عملیاتی همچنین به شناسایی شرایطی که ممکن است کار در آن ناامن باشد یا کارمندی که می تواند باعث خطا شود، کمک می کند. شناسایی این نوع خطرات قبل از شروع عملیات برای جلوگیری از آسیب یا صدمات به کارکنان یا اموال شرکت مهم است. این همچنین به کسب و کار کمک می کند تا با قوانین و مقررات مطابقت داشته باشد، که به محصولات بهتر با کیفیت ثابت کمک می کند.
محصولات بهتری ایجاد می کند
وقتی کسب و کارها از قوانین پیروی می کنند و ریسک هایی را که تولید یک محصول می تواند به همراه داشته باشد به حداقل می رسانند، می توانند محصولات سازگارتری ایجاد کنند. این ثبات، شرکت را قابل اعتماد می کند و می تواند به افزایش وفاداری مشتری کمک نماید. هنگامی که یک فرآیند بتواند به طور منظم اقلام با کیفیت بالا تولید کند، شرکت ممکن است تصمیم بگیرد که برای بهبود محصول برنامه ریزی کند. با مدیریت ریسک عملیاتی، این امر امکان پذیر و موثر است، زیرا کاهش ریسک باعث صرفه جویی در پولی می شود که کسب و کار می تواند دوباره در محصولات خود سرمایه گذاری کند.
به شفافیت بین مدیران و کارکنان کمک می کند
فرآیندی مانند مدیریت ریسک عملیاتی، مدیران و کارکنان را قادر می‌سازد تا نیازها و درخواست‌های خود را با وضوح بیشتری با یکدیگر در میان بگذارند. پایبندی به مقررات و به حداقل رساندن ریسک های عملیاتی که دارای هزینه های مالی هستند برای مدیران اجرایی کسب و کارشان ضروری است. این روش های مدیریت ریسک عملیاتی همچنین به حفظ ایمنی کارکنان کمک می کند. شناسایی و کاهش خطرات برای دو طرف سودمند است.
منافع متقابل می تواند شفافیت را تشویق کند، زیرا ارتباطات شفاف خطرات را محدود می کند. مدیران انگیزه بیشتری برای صادق بودن در مورد فرآیندها و انتظارات خود دارند زیرا ایمنی کارکنان و موفقیت کسب و کارشان به شفافیت در مورد خطرات احتمالی بستگی دارد.
پیش بینی مالی موثر را ارائه می دهد
از آنجایی که ریسک های عملیاتی اغلب زیان های مالی هستند، توانایی شناسایی این ریسک ها به پیش بینی دقیق امور مالی کمک می کند. وقتی آنها می دانند که شرکت از این ضررها اجتناب می کند، به کارشناسان مالی اجازه می دهد تا پیش بینی های خود را دوباره محاسبه کنند. پیش‌بینی مالی سودمند است زیرا به تعیین بودجه و سرمایه گذاری کمک می کند و کسب و کار را قادر می سازد تا تصمیمات مالی دیگری بگیرد. این پیش بینی مالی همچنین می تواند به کارکنان نشان دهد که با جلوگیری از خطرات خاص، چقدر در هزینه های کسب و کار صرفه‌جویی می کنند. دانستن اینکه تلاش های آنها نتایج مثبتی دارد می تواند آنها را برای بهبود تجزیه و تحلیل ریسک و پیشگیری ترغیب کند.
نحوه اجرای مدیریت ریسک عملیاتی
اجرای یک فرآیند مدیریت ریسک عملیاتی موثر باعث افزایش سود برای یک کسب و کار می شود و به ایجاد محصولات با کیفیت بالاتر کمک می کند. یادگیری نحوه توسعه این فرآیند و آموزش کارکنان برای استفاده از آن ممکن است موفقیت بیشتری را برای کارمندان و کسب و کار به ارمغان بیاورد. در اینجا پنج مرحله برای اجرای مدیریت ریسک عملیاتی وجود دارد:
1. خطرات را شناسایی کنید
مدیریت ریسک عملیاتی دارای مراحلی است، و اولین مرحله شناسایی عواملی است که ممکن است در طول یک پروژه یا فرآیند باعث ایجاد خطا شود. به منظور بهبود توانایی خود در تشخیص ریسک های بالقوه، می توانید یک چهارچوب کنترلی ایجاد کنید که با دسته‌بندی شیوه ها و رویه های کسب و کار به شناسایی و به حداقل رساندن خطرات کمک می‌کند.
2. ارزیابی کنید که چگونه ریسک ها می توانند بر عملیات تجاری تأثیر بگذارند
پس از شناسایی ریسک های بالقوه، تحلیل و پیش بینی اینکه چگونه ریسک ها ممکن است بر عملیات تجاری تأثیر بگذارد، مهم است. فرآیند مدیریت ریسک عملیاتی شامل ارزیابی احتمال وقوع یک ریسک است و به اندازه گیری میزان تاثیر کمک می کند. به عنوان مثال، اگر چهارچوب کنترل نشان می دهد که یک نقض امنیتی وجود دارد، می توانید این خطر را ارزیابی کنید و تعیین کنید که چگونه یک نقض می تواند بر داده‌ها، کارمندان، سهامداران یا کسب و کار شما تأثیر بگذارد.
3. مقیاسی برای اندازه گیری ریسک ها ایجاد کنید
اندازه گیری ریسک ها یک گام اساسی برای به حداقل رساندن آنها است. هنگام ارزیابی ریسک، ممکن است از یک مقیاس برای تعیین میزان ریسک استفاده کنید. این مقیاس به اولویت بندی خطرات و رسیدگی به جدی ترین آنها کمک می کند. هوشمندانه است که از مقیاسی مانند این استفاده کنید تا بتوانید آسیبی را که ممکن است به پروژه ها وارد کند کاهش دهید.
هنگام اندازه گیری ریسک در مقیاس خود، هزینه جلوگیری از خطر را در نظر بگیرید. اگر هزینه ای برای پیشگیری از خطری بیشتر از ریسک دیگری باشد، مدیران ممکن است ترجیح دهند به جای آن به ریسک های دیگر رسیدگی کنند. تعیین هزینه پیشگیری همچنین به تصمیم گیری در مورد ارزش پرداختن به آن کمک می کند.
4.اعضای تیم را برای نظارت بر خطرات تعیین کنید
پایش ریسک ها یکی دیگر از مراحل مدیریت ریسک عملیاتی است. ایده خوبی است که تیمی از کارمندان برای نظارت بر خطراتی که شناسایی می کنید ایجاد کنید. این تیم می تواند به اندازه گیری ریسک ها و نظارت بر احتمال وقوع خطرات ادامه دهد. با تمرکز یک تیم روی این موضوع، سایر کارمندان می توانند روی وظایف تولید تمرکز کنند. تیم نظارت همچنین می تواند برای پیش بینی خطر و حل مسائلی که خطرات ممکن است ایجاد کند، برنامه ریزی کند.
5. در مورد چگونگی اجتناب از خطرات احتمالی استراتژی بنویسید
برای اینکه مدیریت ریسک عملیاتی مؤثرترین باشد، یک استراتژی برای اجتناب یا به حداقل رساندن ریسک هایی که پیدا می کنید ایجاد کنید. یک استراتژی مدیریت ریسک ممکن است شامل روش هایی برای جداسازی ریسک از یک پروژه یا فرآیند و حذف آن باشد. تیم نظارت می تواند با انجام اقداماتی در جهت کاهش خطر، مسئول تدوین این استراتژی و اجرای آن باشد.
نکاتی برای مدیریت ریسک عملیاتی موثر
در اینجا چند نکته مفید برای مدیریت موثر ریسک عملیاتی وجود دارد:
مستندسازی کنید
سعی کنید هر مرحله از فرآیند مدیریت ریسک عملیاتی، از جمله شناسایی، ارزیابی و نظارت بر یک ریسک خاص را مستندسازی کنید. این سابقه می تواند به توصیه های کاهش خطر و تجزیه و تحلیل های آینده کمک کند. سابقه ریسک های مرتبط با یک پروژه نیز می تواند به اطلاع رسانی استراتژی های مدیریت پروژه کمک کند. به عنوان مثال، مدیران پروژه می توانند از این رکورد برای تعیین وجود ناکارآمدی در فرآیند برنامه ریزی استفاده کنند.
از یک فرآیند قابل تکرار استفاده کنید
هنگام توسعه فرآیند مدیریت ریسک عملیاتی، مراحلی را در نظر بگیرید که تکرار آن آسان باشد. این می تواند به شما کمک کند یاد بگیرید که چگونه فرآیند را آسان تر انجام دهید و همچنین امکان آموزش ساده تر را نیز فراهم می کند. این بدان معنی است که افراد حرفه ای بیشتری می توانند فرآیند مدیریت ریسک عملیاتی را انجام دهند. داشتن یک فرآیند قابل تکرار همچنین می تواند به کاهش خطر خطا در تجزیه و تحلیل شما کمک کند، زیرا می توانید آن را بیش از یک بار انجام دهید تا ببینید آیا نتایج مشابهی پیدا می کنید یا خیر.
نقش ها را تعیین کنید
نقش هایی را در تیم مدیریت ریسک اختصاص دهید تا امکان مدیریت بیشتر وظایف و ارتقای مسئولیت پذیری فراهم شود. اگر کارمندان بر روی ریسک های عملیاتی مختلف تمرکز کنند، ممکن است بیشتر متوجه یک مشکل شوند. تعیین نقش ها در تیم مدیریت ریسک عملیاتی همچنین می تواند به شما کمک کند تا اطمینان حاصل کنید که می توانید هر نوع ریسک را به طور موثر نظارت کنید.
