میزبانی رویداد ملاقات تجاری

ملاقات با شرکای تجاری می تواند برای برقراری ارتباط با دیگران در صنعت شما و ایجاد روابط حرفه ای مهم باشد. هنگامی که میزبان یک ملاقات یا دیدار تجاری هستید، می توانید جزئیات یک رویداد را برنامه ریزی و لیست مهمانان را مدیریت کنید. یادگیری نحوه میزبانی یک رویداد دیدار و استقبال می تواند به شما در برنامه ریزی و اجرای یک ملاقات تجاری حرفه ای و موفق کمک کند. در این مقاله وبلاگ موسسه علوم و فنون تهران، ما توضیح می‌دهیم که رویداد ملاقات تجاری چیست و توضیح می‌دهیم که چگونه می توان این رویداد را میزبانی کرد. با ما همراه باشید.

رویداد ملاقات تجاری چیست؟

یک رویداد ملاقات تجاری یا دیدار تجاری مناسبتی است با هدف ایجاد ارتباط میان حرفه ای های یک صنعت. افراد ممکن است برای ایجاد روابط موجود در شبکه خود یا افزودن اتصالات جدید به شبکه خود، در چنین دیداری شرکت کنند. در اینجا برخی از پیشرفت‌هایی که یک رویداد ملاقات تجاری می‌تواند تسهیل کند را ذکر می کنیم:

یادگیری در مورد فرصت های شغلی جدید: فرصت های شبکه در یک رویداد ملاقات تجاری به شما امکان می دهد شرکت ها، نقش ها و موقعیت های باز را در صنعت خود کشف کنید.
پیدا کردن یک مربی یا منتور: ممکن است با یک متخصص باتجربه در زمینه کاری خود ملاقات کنید که می تواند در حین پیشرفت در حرفه خود، شما را راهنمایی کند. یا، اگر در زمینه کاری خود فردی با تجربه هستید، می توانید یک متخصص کمتر باتجربه برای راهنمایی در یک رویداد دیدار تجاری پیدا کنید.
یادگیری در مورد فرصت‌های دیگر برای پیشرفت‌های حرفه‌ای: ممکن است در مورد فرصت‌هایی مانند آموزش‌ها و سمینارها در یک جلسه دیدار تجاری بیاموزید، که ممکن است به شما امکان دهد مهارت‌های حرفه‌ای خود را توسعه دهید یا با افراد حرفه‌ای بیشتری در زمینه خود ارتباط برقرار کنید.
ملاقات با متقاضیان کار و کارمندان احتمالی آینده تان: اگر یک مدیر استخدام هستید، ملاقات تجاری می تواند به شما این فرصت را بدهد که با متخصصان واجد شرایطی آشنا شوید که می توانید آنها را برای موقعیت های شغلی خود استخدام کنید.

نحوه میزبانی رویداد ملاقات تجاری

در اینجا مراحلی وجود دارد که می توانید برای میزبانی یک دیدار تجاری موفق انجام دهید:

1. یک قالب انتخاب کنید
اولین قدم برای میزبانی یک رویداد ملاقات تجاری، تصمیم گیری در مورد قالب رویداد است. دو فرمت وجود دارد که می توانید انتخاب کنید:

مجازی: یکی از گزینه ها برای یک دیدار تجاری، یک رویداد مجازی با استفاده از نرم افزار ویدیو کنفرانس است. این می تواند به متخصصان از چندین مکان اجازه دهد تا به صورت مجازی با هم ارتباط برقرار کنند.
سنتی: شما همچنین می توانید یک رویداد سنتی تجاری را با تعاملات حضوری میزبانی کنید. یک قالب سنتی می تواند به متخصصان این فرصت را بدهد که با دیگران در جامعه ارتباط برقرار کنند.

چالش ها و مزایای قابل توجهی برای هر شکل از رویداد ملاقات تجاری وجود دارد. جلسات حضوری اغلب به افراد اجازه می‌دهد تا ارتباطات معناداری بیشتری برقرار کنند، در حالی که جلسات مجازی می‌تواند برای بسیاری از افراد راحت‌تر باشد. می توانید از دانش خود در مورد رویدادهای مشابه برای تعیین اینکه کدام قالب برای نیازهای شما بهترین است استفاده کنید.

2. در مورد سایر جزئیات رویداد تصمیم بگیرید
در مرحله بعد، می توانید جزئیات دیگر رویداد را برنامه ریزی کنید، از جمله:

تاریخ و زمان: یکی از جزئیات مهم برای برنامه ریزی در هنگام سازماندهی یک رویداد ملاقات تجاری، تاریخ و زمان رویداد است. برای اطمینان از اینکه شرکت کنندگان می توانند از قبل برای رویداد برنامه ریزی کنند، می توانید رویداد را حداقل شش هفته قبل برنامه ریزی کنید.
لیست مهمان: همچنین می توانید تعیین کنید که چه کسی را می خواهید به رویداد دعوت کنید. شما همچنین می توانید تصمیم بگیرید که آیا رویداد را برای عموم باز کنید یا خیر.
ثبت نام: یکی دیگر از عواملی که باید در نظر گرفت این است که آیا از شرکت کنندگان خواسته می شود تا قبل از رویداد ثبت نام کنند.
محل برگزاری: اگر تصمیم دارید یک رویداد سنتی را میزبانی کنید، می توانید بر اساس تعداد مهمانانی که برای این رویداد انتظار دارید، مکان را رزرو کنید.
تنقلات: یکی دیگر از ملاحظات یک رویداد سنتی، تنقلات است. می‌توانید بر اساس تعداد افرادی که می‌خواهید دعوت کنید، میزان نوشیدنی‌های لازم برای خرید برای رویداد را تعیین کنید.
سایر لوازم: همچنین می توانید برای سایر لوازمی که ممکن است بخواهید برای یک دیدار تجاری سنتی به محل برگزاری بیاورید، مانند برچسب نام، کاغذ و خودکار برنامه ریزی کنید.

3. دعوتنامه و اطلاعیه ارسال کنید
هنگامی که جزئیات رویداد را برنامه ریزی کردید، می توانید دعوت نامه ها را ارسال کنید و اطلاعیه هایی را برای ملاقات و خوشامدگویی ارسال کنید. در اینجا چند نکته وجود دارد که می توانید از آنها برای اطلاع رسانی به متخصصان در مورد یک ملاقات یا دیدار تجاری استفاده کنید:

از ابزارهای دیجیتال بهره ببرید. می‌توانید از وب‌سایت‌های برنامه‌ریزی رویداد و ابزارهای رسانه‌های اجتماعی استفاده کنید تا به متخصصان اجازه دهید به صورت مجازی درباره رویداد یاد بگیرند و برای راحتی، رویداد را به تقویم تلفن هوشمند خود اضافه کنند.
این رویداد را در شبکه های اجتماعی اعلام کنید. اگر قصد دارید این رویداد را به روی عموم باز کنید، می توانید این رویداد را در سایت های شبکه های اجتماعی اعلام کنید تا با مخاطبان زیادی در مورد ملاقات تجاری ارتباط برقرار کنید.
در مورد این رویداد به همکاران خود بگویید. برای انتشار اخبار رویداد ملاقات تجاری به متخصصان شرکت خود، می توانید بروشورهایی را در تابلوهای اعلانات عمومی ارسال کنید و به همکاران خود درباره این دیدار تجاری بگویید.

4. محل برگزاری را آماده کنید
در روز ملاقات، می توانید با حضور زودهنگام در مراسم، مکان مجازی یا سنتی را آماده کنید. اگر میزبان یک رویداد مجازی تجاری هستید، شروع زودهنگام می تواند به شما کمک کند تا مطمئن شوید که نرم افزار کنفرانس ویدیویی که استفاده می کنید به درستی کار می کند. برای یک رویداد سنتی، زودتر رسیدن به محل برگزاری می‌تواند به شما فرصت دهد تا نوشیدنی‌ها را آماده، و اطمینان حاصل کنید که فضا برای شبکه‌های حرفه‌ای آماده است.

5. رویداد ملاقات تجاری را میزبانی کنید
پس از انجام مراحل بالا، می توانید از یک رویداد موفق دیدار تجاری لذت ببرید. در اینجا چند نکته وجود دارد که می توانید در طول رویداد از آنها استفاده کنید:

از طریق معرفی به تسهیل ارتباطات کمک کنید. می توانید افرادی را که ممکن است یکدیگر را نشناسند معرفی کنید تا به شبکه حرفه ای ها در این رویداد کمک کنند.
از یک برگه ورود استفاده کنید. درخواست از شرکت کنندگان برای ورود به سیستم با نام و اطلاعات تماس می تواند به شما یک سابقه رویداد و یک لیست ایمیل برای رویدادهای آینده بدهد.
با شرکت کنندگان صحبت کنید. در حالی که میزبان یک رویداد ملاقات تجاری هستید تا به دیگران کمک کنید شبکه حرفه‌ای خود را توسعه دهند، می‌توانید همین کار را با صحبت با سایر متخصصان در رویداد نیز انجام دهید.

6. از شرکت کنندگان تشکر کنید
پس از این رویداد، می توانید از شرکت کنندگان برای حضور در جلسه دیدار تجاری تشکر کنید. همچنین می‌توانید از اطلاعات برگه ورود برای ارسال ایمیل پس از رویداد برای تشکر از حضور شرکت‌کنندگان استفاده کنید. نشان دادن قدردانی خود بعد از رویداد می تواند شانس حضور متخصصان در رویدادهای بعدی شما را افزایش دهد.