بهره گیری از تمام تخصص ها در یک سازمان، راهی عالی برای به حداکثر رساندن پتانسیل آن است. نیروی کار شرکتها اغلب دارای دانش دستنخوردهای هستند که غیرفعال یا خاموش است و از آن استفاده نمی کنند. با وجود ساختارهای مدیریتی مناسب، این دانش را می توان یافت، ذخیره کرد و برای تمامی اعضای سازمان در دسترس قرار داد. علم مدیریت دانش همان چیزی است که به دستیابی به این هدف کمک می کند. دورههایی مانند DBA و MBA مفهوم مدیریت دانش در کسب و کار را به خوبی توضیح میدهند. اگر می خواهید بدانید مدیریت دانش چیست، تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
مواردی که در این مطلب میخوانید
مدیریت دانش چیست؟
مدیریت دانش، فرآیند آگاهانه تعریف، ساختار، حفظ و به اشتراک گذاری دانش و تجربه کارکنان در یک سازمان است. همانطور که سازمان ها تکامل می یابند، در حوزه های جدید به فعالیت می پردازند و رویکرد خود را برای کسب و کار تعریف می کنند، دانش سازمانی قابل توجهی در آنها توسعه می یابد. این اطلاعات برای شرکت بسیار ارزشمند است و انتقال آن به کارکنان جدید یا کمتر با تجربه برای حفظ موفقیت آمیز عملیات حیاتی به نظر می رسد.
هدف اولیه مدیریت دانش، تسهیل ارتباط کارکنانی است که به دنبال اطلاعات یا دانش سازمانی هستند، با افرادی که آن دانش را در اختیار دارند. در این صورت سازمان ها می توانند اطلاعات را گسترش دهند و سطح تخصص افراد یا تیم های خاص را برای بهبود کارایی شیوه های خود افزایش دهند.
مدیریت دانش اغلب به آموزش و یادگیری در یک سازمان یا مشتریان آن اشاره دارد. این شامل چرخه ای از ایجاد، به اشتراک گذاری، ساختاردهی و حسابرسی دانش برای به حداکثر رساندن اثربخشی تخصص جمعی یک سازمان است.
انواع مدیریت دانش
مدیریت دانش را می توان به سه حوزه اصلی تقسیم کرد:
- انباشت دانش
- ذخیره دانش
- به اشتراک گذاشتن دانش
شرکت ها با انباشت و ذخیره دانش کارکنان، آنچه را که در گذشته باعث موفقیت آنها شده است، حفظ می کنند. علاوه بر این، به اشتراک گذاری این اطلاعات در سراسر سازمان، کارکنان را از رویکردهای گذشته آگاه می کند که عملکرد را بهبود می بخشد یا استراتژی های جدید را بهتر اطلاع رسانی می کند.
برای دستیابی به هدف مدیریت دانش، شرکت ها باید فرهنگ یادگیری و توسعه را فعال و ترویج و محیطی ایجاد کنند که در آن کارکنان تشویق شوند تا اطلاعات را برای بهبود نیروی کار جمعی به اشتراک بگذارند.
انواع دانش
هنگام بحث در مورد اینکه مدیریت دانش چیست، در نظر گرفتن انواع مختلف دانش و نحوه اشتراک آنها در یک سازمان مفید است. دانش در سازمان به طور کلی به سه نوع اصلی تقسیم می شود:
دانش صریح یا آشکار
دانش و اطلاعاتی است که به راحتی قابل تدوین و آموزش باشد، مانند نحوه تغییر تونر در چاپگر و معادلات ریاضی.
دانش کاربردی یا عملی
دانشی است که نحوه اجرای دانش صریح را به بهترین شکل توضیح می دهد. به عنوان مثال، در مورد یک کار با یک همکار با تجربه صحبت کنید. آنها ممکن است مراحل صریح را در مورد نحوه تکمیل کار ارائه دهند. اما آنها همچنین ممکن است از درک خود از موقعیت استفاده کنند تا گزینه های مختلف را در نظر بگیرند و بهترین رویکرد را برای شرایط خاص شما انتخاب کنند. کارمند با تجربه از دانش ضمنی خود برای بهبود نحوه عملکرد تیم استفاده می کند و به اشتراک می گذارد.
دانش ضمنی
دانشی است که از طریق تجربه به دست می آید. بنابراین، شهودی تر بوده و به اشتراک گذاشتن آن را دیگران سخت تر است. نمونه هایی از دانش ضمنی عبارتند از تفکر نوآورانه و درک زبان بدن.
هرچند اعمال مدیریت بر روی این شکل از دانش دشوارتر است، اما با ایجاد رویه های صحیح می توانید اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات مرتبط در سراسر شرکت توسعه پیدا می کند و حتی با بازنشستگی کارکنان نیز حفظ میشود.
استفاده از تمامی تخصص ها در شرکت شما به نفع کل کسب و کار است. زیرا موجب ایجاد بهترین شیوه ها برای کارهای روزمره، بهبود آگاهی از موقعیت، توسعه شهود کارکنان برای اصلاح دوره ها، و افزایش ظرفیت سازمانی می شود.
نمونه های مدیریت دانش
بازنشستگی کارمندان
دانش و مهارت یک کارمند با صرف زمان با یک سازمان افزایش می یابد. در نتیجه، کارکنان معمولاً با انبوهی از تخصص بازنشسته میشوند که شرکت باید با استفاده از فرآیندهای مدیریت دانش کارآمد، به منظور کاهش اختلال و جلوگیری از شکافهای دانش نیروی کار آن را استخراج کند. این به معنای شناسایی و جمع آوری اطلاعات معنی دار و تعیین بهترین رویکرد برای ذخیره و توزیع است که باید توسط سازمان حفظ شود.
انتقال یا ارتقاء کارمند
هنگامی که کارکنان در یک شرکت موقعیت خود را تغییر می دهند، باید مهارت ها و تخصص های بیشتری را برای مطابقت با نقش جدید خود بیاموزند. رویه های مدیریت دانش کارآمد، ارائه این اطلاعات را برای ایجاد یک انتقال یکپارچه از یک موقعیت به موقعیت دیگر ساده می کند.
اهمیت مدیریت دانش
مدیریت دانش مهم است زیرا کارایی توانایی تصمیم گیری سازمان را افزایش می دهد. با اطمینان از دسترسی همه کارکنان به تخصص کلی سازمان، نیروی کار باهوشتری ساخته میشود که قادر به تصمیمگیری سریع و آگاهانهتر است. این همچنین اجازه می دهد تا نوآوری در سازمان رشد کند، مشتریان از افزایش دسترسی به بهترین شیوه ها سود می برند و گردش مالی کارکنان کاهش می یابد.
همانطور که بازار رقابتی تر می شود، یکی از بهترین راه ها برای جلوتر ماندن از دیگران این است که سازمان خود را به شیوه ای هوشمند و انعطاف پذیر بسازید. شما باید توانایی تشخیص مسائل را از راه دور داشته باشید و بتوانید به سرعت به اطلاعات و نوآوری های جدید پاسخ دهید. شرکت ها فرآیند مدیریت دانش را به دلایل مختلف آغاز می کنند. ادغام یا اکتساب میتواند نیاز به کدگذاری دانش و تشویق تیمها برای به اشتراک گذاشتن تخصص خود را تشویق کند. بازنشستگی قریب الوقوع کارکنان کلیدی می تواند نشان دهنده نیاز به کسب دانش آنها باشد. همچنین یک محرک استخدامی آتی نشان دهنده خرد در استفاده از مدیریت دانش برای کمک به آموزش کارکنان جدید است.
دلیل هر چه باشد، پیادهسازی فرآیندهای مدیریت دانش مزایای ملموسی را ارائه میکند که تولید ارزش را به همراه دارد. این نشان می دهد که مدیریت دانش به طور مثبت بر قابلیت های پویا و عملکرد سازمانی تأثیر می گذارد.
مزایای مدیریت دانش
نظرسنجی از بیش از 286 نفر که در زمینه مدیریت دانش در طیف وسیعی از صنایع، مکانها و اندازههای شرکت کار میکنند، نشان میدهد که مهمترین مزایا عبارتند از:
- کاهش زمان برای یافتن اطلاعات
- کاهش زمان برای توانمند شدن کارکنان جدید
- کاهش هزینه های عملیاتی
- بهبود رضایت مشتری
تبدیل مدیریت دانش به بخش مهمی از رویکرد رهبری یک شرکت، نیروی کار کارآمدتری را با کارکنان سریعتر و آگاهتر ایجاد میکند که تجربه بهتری را برای مشتریان فراهم میکند. مدیریت دانش ابزاری حیاتی برای هر شرکتی است که می خواهد سود نهایی و سهم بازار خود را افزایش دهد. یک مطالعه تخمین میزنند که بهبود دسترسی کارکنان به اطلاعات و ابزارها میتواند به ازای هر ۴۰۰۰ کارمند، ماهیانه ۲ میلیون دلار صرفهجویی کند.
فرآیند مدیریت دانش
اجرای مدیریت دانش موثر نیازمند استراتژی های پیشگیرانه و ترکیب چندین فرآیند جدید است. شرکت ها باید دانش موجود در دسترس خود را کشف کنند، بفهمند که چگونه این اطلاعات را برای تولید ارزش اضافی منتشر نمایند، و برنامه ریزی کنند که این کار در عمل چطور پیاده سازی شود.
1. کشف
هر سازمانی منابع متعددی از دانش دارد، از کارکنان گرفته تا داده ها و سوابق. این میتواند شامل آموزش و مهارتهایی باشد که کارکنان در این سازمان به آ« دست می یابند، یا تجربه و تخصص منحصربهفردی که در کار ایجاد میکنند. در طول فرآیند کشف، سازمان ها باید تمام منابع موجود دانش را با تأکید ویژه بر اطلاعاتی که به راحتی از دست می رود، شناسایی کنند. این فرآیند با درک قوی از کجا و چگونه دانش در اطراف سازمان جریان می یابد، ساده می شود.
2. ثبت
جمع آوری تمام داده های موجود، شالوده ای را ایجاد می کند که فرآیندهای آینده از آن ساخته می شوند. جمع آوری اطلاعات درهم یا نادرست منجر به تصمیم گیری بدون شناخت کامل سازمان و قابلیت های آن می شود. شرکت ها باید تخصص کارکنان موجود، اسناد و منابع دانش خارجی خود را بررسی کنند. طیف وسیعی از ابزارها برای کمک در دسترس هستند، از جمله نظرسنجی های خودکار، اسکن اسناد، و ابرداده. پس از اجرا، بسیاری از سازمان ها فرآیندهای داخلی را مجدداً تعریف می کنند تا کسب دانش سازمانی را بخشی از فرآیندهای روزمره کنند.
3. ارزیابی و تحلیل
این فرآیند شامل تجزیه و تحلیل عمیق دانش جمع آوری شده در دو مرحله قبل است. داده ها باید به شکلی ساختاریافته، قابل جستجو و به راحتی قابل دسترسی ارزیابی و سازماندهی شوند. ارزیابی دانش جمع آوری شده برای اطمینان از دقیق بودن، ارائه ارزش و به روز بودن آن لازم است. سپس تیمها میتوانند نحوه به اشتراک گذاری اطلاعات برای بهبود عملکرد شرکت را تعیین کنند و به کارکنان دانش لازم برای به حداکثر رساندن عملکرد را بدهند.
4. اشتراک گذاری
تمام هدف مدیریت دانش چیست؟ این که به کارکنان تخصص و اطلاعاتی را که برای انجام کارشان به بهترین شکل ممکن نیاز دارند، بدهد. هنگامی که مجموعه دقیق و دقیقی از دانش مربوط به شرکت خود را ایجاد کردید، باید برنامه ریزی کنید که چگونه آن را به اشتراک بگذارید.
چیزی که باید مد نظر قرار گیرد ایجاد یک تغییر فرهنگی به سمت یادگیری و توسعه است. رهبری باید به اشتراک گذاری دانش را در اولویت قرار دهد و به آن پاداش دهد و فضایی را ایجاد کند که در آن اعضای تیم به طور فعال تشویق شوند که هم به یکدیگر آموزش دهند و هم از یکدیگر بیاموزند.
5. کاربرد
این مرحله ای است که سازمان ها از مزایای مدیریت دانش بهره مند می شوند. کشف و ذخیره دانش نهادی تنها آغاز راه است. کارکنانی که از تخصص های تازه کسب شده در وظایف خود استفاده می کنند، طیف وسیعی از مزایا را در بهره وری، دقت، تصمیم گیری و نوآوری به ارمغان می آورند. و این نشان می دهد که کاربرد مدیریت دانش در سازمان چیست.
6. تولید دانش
مرحله نهایی مدیریت دانش، ایجاد دانش بیشتر است. مدیریت دانش یک فرآیند مستمر است که عملکرد شرکت را برای در اختیار گذاری گسترده ی تخصص ها بالا می برد. چه یک تیم که رویکرد جدید و کارآمدتری برای یک کار کشف می کند، چه یک روش بهتر برای جمع آوری داده های مربوط به عملکرد شرکت، سازمان ها باید دائما در حال نوآوری و ایجاد دانش جدید برای انتقال به کارکنان آینده باشند.
روش های مدیریت دانش
بسته به نیاز شرکت، مدیریت دانش در هر شرکتی با دیگری متفاوت است. در زیر نمونههای متداول این روش ها را در عمل فهرست کردهایم که نشان می دهد روش های مدیریت دانش چیست:
1. تدریس خصوصی و آموزش، جوامع عملی، و پرسش و پاسخ
این شامل انتقال مستقیم اطلاعات از دارنده دانش به سایر کارمندان است و می تواند از طریق آموزش حضوری، جلسات آموزشی در سطح شرکت، چت آنلاین و بحث های گروهی – یا ترکیبی از این گزینه ها و موارد دیگر باشد. بسیاری از شرکتها برای ایجاد ماتریس مهارتهایی ارزش قائل هستند که تخصص هر کارمند را ترسیم میکند. این کار یافتن کارمندی را که بیشترین تجربه یا دانش را در یک زمینه خاص دارد، ساده می کند. علاوه بر این، شکاف های دانش در نیروی کار را شناسایی می کند و زمینه هایی را نشان می دهد که نیاز به تمرکز برای روش های خاص مدیریت دانش و آموزش دارند.
برخی از نمونههای این نوع مدیریت دانش ممکن است به ساختار رسمی نیاز نداشته باشند. به عنوان مثال، شاید شرکت شما با یک پروژه جدید مشکل دارد، که شما را به یاد یک موقعیت قبلی می اندازد. در این صورت ممکن است در گذشته یک تخصص یا مهارت وجود داشته که سال ها از آن غافل بوده اید و در حال حاضر می تواند به شما کمک کند.
نقاط قوت
- سوالات را می توان بلافاصله پاسخ داد
- در صورت عدم درک مطالب می توان توضیحاتی ارائه داد
- جلسات طوفان فکری را می توان با بهره گیری از قدرت ترکیبی تجربه و دانش گروه تسهیل کرد
- یادگیری حضوری با وضوح بیشتری به خاطر سپرده می شود
- نقاط ضعف
- می تواند وقت گیر باشد
- ساخت و نگهداری یک سیستم مکانی تخصصی می تواند زمان بر باشد
- مستندسازی و ذخیره آن برای استفاده در آینده می تواند چالش برانگیز باشد
- پیدا کردن متخصص مناسب با مهارت های ارتباطی خوب و دانش مورد نیاز شرکت دشوار است
- اگر دارنده دانش شرکت را ترک کند، دانش از دست می رود
2. اسناد، راهنماها، دستورالعمل ها، پرسش های متداول، و آموزش
ارتباطات نوشتاری برای ذخیره و انتقال دانش عالی هستند. با مدیریت دانش مبتنی بر متن، سیستمی برای ذخیره، دسته بندی و پیمایش موضوعات همیشه در دسترس است. در بسیاری از موارد، ابرداده کمک بزرگی برای این امر است.
نقاط قوت
- شرکت دارای یک منبع ارزشمند اطلاعات از اطلاعات به روز است
- یافتن و به اشتراک گذاری آنلاین آسان (در صورت سازماندهی خوب)
- می تواند به راحتی تخصص افراد مختلف را در یک بسته ترکیب کند
- نقاط ضعف
- به زمان زیادی برای ایجاد و به روز رسانی نیاز دارد
- باید به طور مناسب مدیریت شود تا اطمینان حاصل شود که دانش مرتبط به راحتی در دسترس است
- نیاز به زیرساخت (دسترسی به اینترنت و غیره)
- زمان می برد
3. انجمن ها، اینترانت ها و محیط های همکاری
موضوعات، فروم های فرعی و گروه ها را می توان بر اساس موضوع، سطح تخصص یا هر تعداد طبقه بندی دیگر تقسیم کرد.
نقاط قوت
- همکاری باعث نوآوری می شود
- بسیاری از کارشناسان را می توان در یک مکان گرد هم آورد، بدون توجه به موقعیت مکانی آنها در سطح جهانی
- تسهیل تماس با تیم های راه دور به کار تیمی و انتقال دانش کمک می کند
- نقاط ضعف
- می تواند یک محیط پر هرج و مرج و پر سر و صدا باشد
- دانش به طور فعال بررسی نمی شود
- جستجو در بسیاری از پیامها و موضوعات برای پاسخهای مرتبط زمانبر است
- ممکن است پیامها و رشتهها بایگانی نشوند
4. محیط های یادگیری و توسعه
ایجاد محیطی که در آن یادگیری به عنوان یک دارایی در نظر گرفته شود، کارکنان را به طور مداوم به سمت آموزش خود سوق می دهد. تشویق آنها به استفاده از سیستم های مدیریت دانش و اینکه بدانند مدیریت دانش چیست، منجر به ایجاد کارمندان ماهر می شود که آماده ایفای نقش های رهبری در سازمان شما هستند. برای تحقق این امر، باید فناوری یادگیری و توسعه ساختار یافته و قابل دسترس وجود داشته باشد که کارکنان بتوانند از آن استفاده کنند.
نقاط قوت
- کارکنان با انگیزه می توانند مهارتهای خود را توسعه دهند
- مسیرهای آموزشی را می توان تعیین کرد
- طیف گسترده ای از منابع موجود برای تولید جریان ثابت محتوای تازه
- این ساختار امکان کشف آسان سوژه ها را فراهم می کند
- ابزارهای تألیفی در دسترس است به طوری که کارشناسان داخلی می توانند دوره های خاص شرکت را ایجاد کنند
- ابزارهای تحلیلی برای کمک به یافتن شکاف های دانش در داخل شرکت در دسترس هستند
- نقاط ضعف
- توسعه و نگهداری آن نیاز به تلاش زیادی دارد
- راه حل های در دسترس ممکن است بیش از حد عمومی باشند که ارزش واقعی برای شرکت شما ایجاد کنند
- محتوا باید ایجاد و به طور مداوم به روز شود
- برای ایجاد انگیزه در کارکنان برای مشارکت نیازمند فرهنگ یادگیری تأثیرگذار است
5. مطالعات موردی
این مطالعات عمیق در زمینه های خاص به عنوان راهنمای کامل برای یک موضوع عمل می کند. نگاهی به اقدامات انجام شده، نتایج حاصل از آنها و هر درس آموخته شده بسیار ارزشمند است.
نقاط قوت
- امکان مستندسازی کامل و بایگانی دروس آموخته شده
- به راحتی قابل اشتراک گذاری است
- کارآمد برای انتقال اطلاعات پیچیده
- نقاط ضعف
- اجرای آن زمان و مهارت زیادی می طلبد
- مطالعه موردی ممکن است محدودیت هایی داشته باشد یا نیاز به تایید طرف های درگیر داشته باشد
- می تواند بیش از حد تخصصی باشد
- در زمینههای پرسرعت که دائماً در حال نوآوری هستند، مطالعات موردی میتوانند به سرعت قدیمی شوند
6. وبینارها
سمینارهای آنلاین می توانند در انتشار گسترده ایده ها در تیم ها، شعب یا کل شرکت مفید باشند.
نقاط قوت
- برای حضور همه کارمندان علاقه مند در دسترس است
- شرکت کنندگان می توانند سؤالات خاص خود را در مورد مسائلی که دارند بپرسند
- قابل ضبط و استفاده مجدد
- نقاط ضعف
- برنامه ریزی، پیدا کردن سخنرانان مناسب و حل و فصل یک موضوع زمان بر است
- به سازماندهی نیاز دارد
- کارشناسان خارجی می توانند هزینه زیادی داشته باشند
- برای یافتن پاسخ سوالات نیاز به زمان دارد
مدیریت دانش می تواند ابزاری کارآمد برای مدیران سازمان باشد تا بتوانند حداکثر بهره را از دانش موجود و تولید شده در سازمان ببرند. همانطور که گفته شد، این کار می تواند به شکل های مختلف و با استفاده از ابزارهای گوناگونی صورت پذیرد. مدیریت دانش جزو مباحث نسبتا جدید در مدیریت کسب و کارها ست و هنوز بسیاری از رهبران سازمان ها نمی دانند که مدیریت دانش چیست. با این حال به نظر می رسد تمام سازمان ها اگر بخواهند در رقابت با سایر همتایان خود از مزیت دانش و تجربه گسترده تر و محدودسازی خطاها بهره مند شوند، ناگزیر به استفاده از آن خواهند بود.
بدون دیدگاه