وقتی یک کارمند را اخراج می کنید، مهم است که این کار را حرفه ای و اخلاقی انجام دهید. نه تنها باید بدانید هنگام اخراج یک کارمند چه کاری انجام دهید، بلکه باید بدانید که چه کارهایی را نباید انجام دهید. درک نحوه مدیریت این فرآیند حساس، یک جلسه خاتمه کارآمد و موثر را تضمین می کند.
مواردی که در این مطلب میخوانید
در این مقاله، دلایلی را توضیح می دهیم که چرا ممکن است بخواهید یک کارمند را اخراج کنید و لیستی از نحوه اخراج یک کارمند و لیستی از نحوه غلط اخراج کارمند را برای شما ارائه می دهیم.
اخراج کارمند
اگر قصد دارید کارمندی را رها کنید، به دلیل خاصی نیاز دارید. به عنوان مثال، ممکن است رفتار یک کارمند بر کسب و کار شما تأثیر بگذارد، به روحیه محل کار آسیب برساند یا خطری برای سلامت یا ایمنی کارکنان شما ایجاد کند. به خاطر داشته باشید که دلیل شما برای اخراج یک کارمند باید با قوانین مطابقت داشته باشد. در اینجا چند دلیل متداول برای اخراج یک کارمند آورده شده است:
- مسائل مربوط به عملکرد
- مشکلات حضور و غیاب یا تاخیر مزمن
- رفتار مجرمانه یا دزدی
- خشونت یا تهدید علیه کارکنان
- سازماندهی مجدد شرکت
- شخصیت یا نگرش ضعیف
در حالی که می توانید یک کارمند را به هر یک از این دلایل اخراج کنید، تصمیم نهایی شما باید به واقعیت ها و شرایط هر مورد و کارمند بستگی داشته باشد.
چگونگی اخراج کارمند
دانستن اینکه چگونه به درستی به استخدام یک فرد پایان دهید می تواند این فرآیند را کارآمدتر کند. در واقع، پیروی از پروتکل مناسب هنگام خاتمه دادن به یک کارمند، اخراج را برای کارمند آسانتر میکند و از شرکت شما در برابر دعاوی احتمالی در آینده محافظت میکند. در اینجا نحوه صحیح اخراج یک کارمند آمده است:
مشکلات سند و هشدارهای قبل از فسخ را مد نظر بگیرید
قبل از اینکه یک کارمند را اخراج کنید، مطمئن شوید که دلایل مختلفی که منجر به تصمیم شما می شود را مستند کرده اید. به عنوان مثال، شاید یک کارمند به طور مداوم همکاران خود را تهدید کرده است. به هر یک از این موارد توجه داشته باشید زیرا در طول جلسه و به طور بالقوه در طول یک پرونده دادگاه، اگر به آن رسید، از شما پشتیبانی می کند. علاوه بر این، به هشدارهایی که به کارمند خود داده اید، مانند بررسی عملکرد ضعیف، توجه داشته باشید. داشتن مدرکی دال بر تلاشهایتان برای آگاه کردن آنها از کاستیهایشان باعث میشود آنها راحتتر متوجه شوند که قبل از تصمیمگیری نهایی به آنها هشدار دادهاید.
مدارک خود را به جلسه خاتمه همکاری بیاورید
مدارک خود را قبل از شروع جلسه ترتیب دهید. بررسی عملکرد، اخطارهای کتبی و مکاتبات مربوطه را که با کارمند در طول استخدام داشته اید، بیاورید. این به شما این امکان را می دهد که آنها را بررسی کنید و دلیلی مبنی بر پایان دادن به کار آنها داشته باشید.
سند پایان کار را تهیه کنید
در حالی که نباید جلسه خاتمه را بیش از آنچه باید باشد طولانی کنید، مطمئن شوید که همه موارد ضروری را پوشش می دهید. یک سند انتقال تهیه کنید که جزئیات مهم در مورد خاتمه آنها را برجسته کند. در مورد مراحل بعدی مانند آخرین روز استخدام، حقوق نهایی، مزایای آنها، پروژه های در حال انجام و روزهای تعطیل استفاده نشده آنها مشخص باشید. مطمئن شوید که همه چیز قطعی است و آنها قبل از پایان جلسه تمام اطلاعات مورد نیاز خود را دارند. از آنها بخواهید سند پایان کار را امضا کنند و یک کپی از آن را به آنها بدهند. همچنین باید یک کپی را در پرونده پرسنلی نگه دارید.
جلسه قطع همکاری و اخراج کارمند را در یک مکان خصوصی برگزار کنید
جلسه پایان کار را در یک مکان خصوصی مانند دفتر خود برگزار کنید. مطمئن شوید مکانی که انتخاب میکنید از ایجاد وقفه جلوگیری میکند و تحت نظارت قرار نمیگیرد. از آنجایی که این یک موضوع حساس است، مهم است که با آن برخورد کنید و به کارمند اجازه دهید جلسه را در یک مکان خصوصی برگزار کند.
به آنچه آنها می گویند گوش دهید
هنگامی که یک کارمند را اخراج می کنید، ممکن است با شوک، انکار، عصبانیت یا اندوه واکنش نشان دهند. زمانی را به گوش دادن به صحبت های آنها اختصاص دهید تا احساسات دقیق آنها در رابطه با خبر پایان دادن به آنها مشخص شود. دانستن احساس آنها در مورد موقعیت می تواند به شما کمک کند تا پاسخ درستی به آنها بدهید.
از چک لیست استفاده کنید
هنگام ملاقات با کارمندی که قصد دارید آن را رها کنید، از چک لیست پایان کار استفاده کنید تا تمرکز خود را حفظ کنید. داشتن یک چک لیست تضمین می کند که در طول جلسه به همه چیزهایی که نیاز دارید رسیدگی می کنید. چک لیست شما اساساً باید راهنمایی هایی را در اختیار شما قرار دهد که چگونه به کارمند بفهمانید که از نظر قانونی و از شرکت شما چه انتظاراتی دارد پس از پایان کار. چک لیست همچنین به عنوان مدرکی برای آنچه در طول جلسه مورد بحث قرار گرفت عمل می کند.
هنگام اخراج کارمند با احترام رفتار کنید
هنگام ملاقات با کارمند، با مهربانی و احترام با آنها رفتار کنید. به جای بحث، محکم، مودب و حرفه ای باشید و تصمیم خود را به آنها اطلاع دهید. حتی اگر آنها را رها می کنید، پایان دادن با یک یادداشت صمیمانه به آنها کمک می کند تا از زمانی که با شرکت شما گذرانده اند احساس قدردانی کنند.
به آنها اجازه دهید که سؤال بپرسند
کارمندی که رها می کنید حق دارد در مورد تصمیم شما سوال بپرسد. به آنها زمان بدهید تا درباره اینکه چرا آنها را اخراج کردهاید و در مورد مراحل بعدی، هر چیزی را که میخواهند بپرسند. از آنجایی که افراد واکنشهای متفاوتی نسبت به این نوع موقعیتها دارند، مهم است که به آنها زمان بدهید تا افکار خود را بیان کنند. به آنها پاسخ های صادقانه بدهید و از بحث و جدل یا مشاجره شدید اجتناب کنید.
جلسه خاتمه را در پایان روز برگزار کنید
با انتخاب زمان آرامتر از روز برای جلسه خاتمه، به موقعیت و کارمندی که رها میکنید احترام بگذارید. به جای اینکه کارمندی را در میانه روز رها کنید، تا پایان روز کاری او که افراد کمتری در اطراف هستند صبر کنید. این از سوالات غیر ضروری و چشمان کنجکاو جلوگیری می کند.
اطلاعات حساب امنیتی و ورود به سیستم را تغییر دهید
حتی اگر دیگر به آنها اجازه دسترسی به سیستمهای شرکت خود را نمیدهید، برای احتیاط مطمئن شوید که گذرواژهها و ورود به رایانه و کدهای ورودی را تغییر دهید. اگر آنها نسبت به فسخ خود احساس تلخی می کنند، تغییر این اطلاعات آنها را از انجام کارهای مخربی مانند ورود به سیستم و سرقت اطلاعات از سازمان شما باز می دارد.
در فرآیند اخراج کارمند سریع عمل کنید
هنگامی که دلیل سنجیده ای برای اخراج یک کارمند دارید، تصمیم خود را بگیرید و سریعاً به آن عمل کنید. از آنجایی که دلیل اخراج آنها احتمالاً به تأثیر آنها بر شرکت یا کارمندان شما مربوط می شود، بهتر است در اسرع وقت به آن پایان دهید.
از آنها برای کمک هایشان تشکر کنید
حتی اگر کارمندی را رها میکنید، مهم است که از او به خاطر کمکهای ارزشمندی که در طول کارشان انجام دادهاند تشکر کنید. این به شما کمک می کند جلسه را با یک نکته مثبت به پایان برسانید و به آنها نشان می دهد که با وجود اینکه مجبور هستید آنها را رها کنید، برای آنها ارزش قائل هستید. حتماً برای آنها آرزوی سلامتی کنید و قبل از عزیمت با آنها دست بدهید.این از وظایف اصلی یک مدیر حرفهای ست.
نکات حین اخراج کارمند
همانطور که باید در طول جلسه خاتمه به شیوه خاصی رفتار کنید، باید از برخی اقدامات نیز اجتناب کنید. در تمام جلسات حرفه ای بودن را هدف قرار دهید و از سخت تر کردن شرایط خودداری کنید. در اینجا کارهایی که نباید برای اخراج کارمند انجام دهید آمده است:
تا زمانی که با کارمند رو در رو ملاقات نکرده اید، او را اخراج نکنید
به جای اخراج یک کارمند از طریق تلفن، از طریق نامه، از طریق ایمیل یا از طریق تماس تلفنی، منتظر بمانید تا شخصاً با آنها ملاقات کنید. از آنجایی که شما آنها را از شرکت خود رها می کنید، مهم است که به آنها اجازه ملاقات حضوری بدهید. حتی اگر در حال پایان دادن به کار آنها هستید، باید با احترام با آنها رفتار کنید. بنابراین، مهم است که آنها را به گونه ای خاتمه دهید که به رابطه شما با کارمندان باقی مانده آسیبی وارد نشود.
بدون ارزیابی عملکرد قبلی کار را خاتمه ندهید
کاری نکنید که کارمندتان احساس کند شکست خورده است. قبل از پایان کار، مطمئن شوید که بازخورد عملکرد و مربیگری مناسب دریافت می کنند. این نه تنها به آنها هشدار می دهد، بلکه به شما امکان می دهد یک دلیل بالقوه برای تعیین خاتمه آنها پیدا کنید و علت شکست آنها را شناسایی کنید.
کارمند را بدون شاهد اخراج نکنید
برای جلوگیری از یک مورد احتمالی خاتمه کار، از یک کارمند دوم بخواهید در جلسه خاتمه شرکت کند. آنها نه تنها به عنوان شاهد خدمت می کنند، بلکه می توانند زمانی که شما نمی دانید بعداً چه بگویید، صحبت می کنند. دعوت از فردی از منابع انسانی که تجربه بیشتری در اخراج کارمندان دارد را در نظر بگیرید. با استفاده از تجربیات خود، آنها می توانند بحث را در مسیر خود نگه دارند و اطمینان حاصل کنند که کارمند رفتار منصفانه، برابر و حرفه ای دارد.
صحبت را بی جهت کش ندهید و طولانی نکنید
اگر ارزیابیهای عملکرد و بازخوردی را به کارمند ارائه کردهاید که به او بفهماند انتظارات را برآورده نمیکنند، نیازی نیست نارضایتی خود را تکرار کنید. از آنجایی که بیشتر کارمندان دلیل خاتمه کار خود را می پرسند، پاسخی خلاصه تهیه کنید که جزئیات زیادی ارائه ندهد یا سرزنش کند. به عنوان مثال، به جای فهرست کردن همه راه هایی که آنها شکست خورده اند، به سادگی بیان کنید که قبلاً در مورد مسائل عملکرد آنها صحبت کرده اید و آنها را رها می کنید زیرا عملکرد آنها با استانداردهای شرکت و آنچه آنها از آن موقعیت انتظار دارند مطابقت ندارد.
مطمئن شوید که با یک یادداشت مثبت پایان می دهید و برای آنها در تلاش های آینده خود و در موقعیتی که برای آنها مناسب تر است آرزوی موفقیت کنید. علاوه بر این، می توانید تأکید کنید که با توجه به استعدادهای فراوان آنها، مطمئن هستید که آنها موقعیت دیگری را برای پیگیری پیدا خواهند کرد. به طور کلی، مکالمه را کوتاه نگه دارید و زیاد وارد جزئیات نشوید. در واقع، اگر جزئیات بیش از حد ارائه دهید، می تواند مانع از توانایی شما برای استفاده از اطلاعاتی که پس از فسخ در یک دعوی بالقوه کشف کرده اید، شود.
اجازه ندهید فکر کنند این تصمیم نهایی نیست
اطمینان حاصل کنید که کارمندان می دانند که شما تصمیم نهایی را در مورد خاتمه آنها گرفته اید. اجازه ندهید فکر کنند فرصت تغییر نظر شما را دارند. اگر قبل از برنامه ریزی جلسه خاتمه آنها وقت دارید، مطمئن شوید که دلایل منطقی و منطقی برای خاتمه دادن به آنها ارائه کرده اید.
فراموش نکنید که از آنها بخواهید اموال شرکت را برگردانند
قبل از پایان جلسه پایان کار، از کارمند بخواهید کلید، کارت در، نشان شرکت و سایر تجهیزات یا فناوری متعلق به شرکت را پس دهد. می توانید آنها را تا محل کارشان همراهی کنید تا اقلامی را که در دست ندارند، قبل از اینکه آنها را به بیرون از ساختمان همراهی کنید، جمع آوری کنید. اگر آنها تمام تجهیزات شرکت را در آن روز همراه خود ندارند، ترتیبی دهید که چه زمانی می توانید انتظار دریافت آن را داشته باشید. اطمینان حاصل کنید که با آنها در مورد تجهیزاتی که دریافت نکرده اید تا تاریخی که قول داده اند آن را بازگردانند، پیگیری کنید.
به آنها اجازه دسترسی به سیستم های الکترونیکی شرکت را ندهید
درست قبل یا در حین ملاقات با کارمند، دسترسی او به سیستم های الکترونیکی شرکتتان، مانند حساب ایمیل کارمندشان را قطع کنید. با بخش فناوری اطلاعات (IT) خود هماهنگ کنید تا مطمئن شوید که دیگر به سیستم ها دسترسی ندارند. همچنین میتوانید با بخش فناوری اطلاعات تماس بگیرید تا مشخص کنید چه اطلاعاتی از شرکت ممکن است در هفتههای منتهی به فسخ دریافت کرده باشند.
جلسه اخراج کارمند را با منفی بافی به پایان نرسانید
جلسه را با یک نکته مثبت به پایان برسانید و در ادامه کار خود به آنها اعتماد به نفس بدهید. برای مثال، میتوانید در مورد جستجوی شغل صحبت کنید، موقعیتهایی را پیشنهاد دهید که ممکن است با مجموعه مهارتهای آنها همخوانی داشته باشد یا به آنها بگویید که برای کمکهایشان ارزش قائل هستید. فرستادن آنها با کلمات تشویقی به آنها این امکان را می دهد که بدانند شما همچنان به آنها احترام می گذارید.
همگی این موارد دارای راه و روش های خاص خود و مخصوصا تکنیک هایی ست که یک مدیر مدبر کسب و کار باید بلد باشد. برای آشنایی بیشتر با این تکنیکها دوره تخصصی MBA از دورههای توصیه شده است.
بدون دیدگاه