از جمله وظایف بخش مدیریت مالی در سازمان ها، این است که سوابق مالی را به طور دقیق حفظ کرده و هرگونه مغایرت را به نفع کسب و کار، کارمندان و مشتریان خود اصلاح کنند. کنترل های درون سازمانی مالی رویه هایی را برای شناسایی سریع هرگونه اشتباه و توقف فعالیت های متقلبانه ایجاد می کنند. اگرچه بخش حسابداری مسئول اجرا و نظارت بر کنترل های مالی است، اما همه کارکنان مسئول درک و حفظ خط مشی ها و رویه هایی هستند که به کنترل مالی در سازمان کمک می کنند.
در این مقاله، کنترل های مالی درون سازمانی را توضیح می دهیم و انواع کنترل های داخلی مورد استفاده اکثر سازمان ها را معرفی می کنیم. با ما همراه باشید.
کنترل مالی درون سازمانی را بیشتر بشناسید
کنترل های مالی درون سازمانی، سیاست ها و رویه های حسابداری هستند که کسب و کارها برای اطمینان از ثبات و یکپارچگی مالی استفاده می کنند. کنترل های داخلی از قابلیت اطمینان شیوه های حسابداری در یک شرکت محافظت می کند. کنترل های داخلی فرآیند مستمر حفاظت از یک سازمان و دارایی های آن در برابر تقلب را تشکیل می دهند. حسابداران، حسابرسان و کنترل کنندگان مالی از ابزارهای کنترل درون سازمانی برای حفظ گزارش های مالی دقیق در داخل سازمان خود استفاده می کنند.
کنترل های درون سازمانی در بخش مالی برای موارد زیر در یک کسب و کار مفید است:
- حفظ گزارشگری مالی دقیق
- از بین بردن تقلب
- کمک به اطلاع رسانی تصمیمات مالی
- حصول اطمینان از رعایت مقررات مالی
- افزایش مسئولیت پذیری
- امکان ارزیابی ریسک
- تشریح دستور العمل های خط مشی روشن برای همه کارکنان
- نظارت بر سوابق حسابداری
- تشخیص زودهنگام اشتباهات
- ایجاد مسیر حسابرسی برای گزارشگری مالی
- ارائه فرآیندی به حسابرسان برای پیگیری و بررسی
انواع کنترل های درون سازمانی برای مدیریت مالی
کنترل های داخلی در دو دسته اصلی کنترل های پیشگیرانه و کنترل های اکتشافی یا کارآگاهی وجود دارد. عملکرد یک کنترل پیشگیرانه این است که هر گونه مشکل یا موضوع حسابداری مالی را قبل از وقوع متوقف کند. یک کنترل اکتشافی یا کارآگاهی اطلاعات مالی را پس از وقوع یک تراکنش بررسی می کند تا مشکلاتی را که ممکن است قبلا وجود داشته باشد، شناسایی کند. در اینجا به تفکیک هر دو نوع را معرفی کرده ایم:
کنترل مالی پیشگیرانه
در ادامه، انواع ابزارهای کنترل پیشگیرانه مورد استفاده توسط سازمان ها آمده است:
مرجع تصویب
این نوع کنترل داخلی توسط رهبران سازمان انجام می شود تا تراکنش های مالی کارکنان را قبل از پردازش توسط بخش حسابداری تأیید کنند. مدیران تراکنش ها و خریدهای بزرگ را قبل از تایید آنها برای بررسی خطاها، تقلب یا شیوه های تجاری نادرست تجزیه و تحلیل می کنند.
جداسازی وظایف
زمانی که تک تک کارکنان بر بخشی از دارایی های مالی یک سازمان کنترل داشته باشند، احتمال تقلب کاهش می یابد. به همین دلیل است که شرکت ها وظایف یک بخش حسابداری را بین چندین کارمند تقسیم می کنند.
کنترل های دسترسی
محدود کردن دسترسی به سیستم های خاص استراتژی دیگری است که شرکت ها برای حفاظت از دارایی های مالی خود استفاده می کنند. کارمندان از رمز عبور برای دسترسی محافظت شده به ابزارهای حسابداری دیجیتال یا کدهای فیزیکی برای گاو صندوق و مناطق دسترسی قفل شده برای اموال فیزیکی استفاده می کنند. شرکت ها همچنین می توانند از رمزهای عبور دیجیتال برای ردیابی خطاها به یک کاربر خاص برای تصحیح و محاسبه خطاها استفاده کنند.
اسناد استاندارد شده
راه دیگر برای محافظت از دارایی های مالی این است که همه کارکنان را ملزم به استفاده از فرم های یکسان برای مستند سازی تراکنش های پولی یا موجودی فیزیکی کنید.
کنترل مالی اکتشافی (کارآگاهی)
در ادامه ابزارهای کنترل کارآگاهی مورد استفاده در سازمان ها را برمی شماریم:
بررسی دوره ای
بازرسی های معمول حسابداری به نام تطابق، به تعادل حساب ها هم با تراکنش های مالی داخلی و هم با فروشندگان و مشتریان خارجی کمک می کند. این ممکن است شامل بررسی صورت های بانکی برای اطمینان از اینکه هر دو طرف داده‌های مالی یکسانی را نشان می دهند یا بررسی خریدها از طریق فروشنده باشد.
ممیزی های فیزیکی
بسیاری از شرکت ها سالانه دارایی های فیزیکی خود را از طریق ارزیابی موجودی بررسی می کنند. با استفاده از این روش، یک کسب و کار تمام موادی را که دارایی های فیزیکی آن را تشکیل می دهند، حساب می کند. در فروشگاه های خرده فروشی، این به معنای شمارش همه چیزهای موجود در قفسه ها یا انبارها است. کسب و کارهای غیر خرده فروشی ممکن است از این برای حسابداری اموال شرکت استفاده کنند. شرکت ها همچنین می توانند حسابرسی فیزیکی را با شمارش وجه نقد انجام دهند.
ترازهای آزمایشی
بررسی های روزانه، دو هفته ای یا هفتگی موجودی در سیستم های حسابداری می تواند به شناسایی اشتباهات در حساب ها کمک کند. برخی از شرکت ها از سیستم های دو ورودی برای کاهش خطاها نیز استفاده می کنند. این کنترل برای کمک به اصلاح ناهماهنگی های تعادل در سریع ترین زمان ممکن استفاده می شود.
رویه های مشترک برای کنترل مالی داخلی
رویه های متداول که بخشی از کنترل های درون سازمانی مدیریت مالی هستند، شامل موارد زیر می شوند:
به کار گیریِ آخرین به روز رسانی ها در کنترل
برای کنترل موثر منابع مالی، مدیریت فرآیندهای کنترل را همواره به روز رسانی می کند. آنها مسئول اطلاع رسانی هر گونه تغییر با کارکنان در مورد نحوه عملکرد کنترل ها و نحوه اجرای آنها هستند.
بررسی دوره ای فرآیندها
یکی دیگر از روش های رایج این است که سازمان ها به طور دوره ای اثربخشی سیستم های کنترل داخلی خود را تجزیه و تحلیل می کنند. آنها اغلب از گزارش های تولید شده توسط تراز آزمایشی، حسابرسی و تطبیق برای ارزیابی میزان کنترل کیفیت در سازمان استفاده می کنند.
ارزیابی ریسک ها
مدیریت ریسک یکی از نتایج کنترل مالی درون سازمانی است. ارزیابی های معمول در زمینه هایی که احتمالاً تحت تأثیر تقلب یا خطا قرار می گیرند، به کاهش احتمال ضرر کمک می کند. هر چه خطر بیشتر باشد، سطح بیشتری از کنترل مورد نیاز است.
ایجاد فضای مناسب
از آنجایی که کنترل های داخلی بر فرآیندها و افراد متکی است، یکی از عوامل مهم در حفاظت از حسابداری مالی، ایجاد محیطی از یکپارچگی و اعتماد در میان کارکنان در همه سطوح است. اگر رهبران سازمانی لحن صداقت و شفافیت را در راس خود قرار دهند، کارمندان به احتمال زیاد از فرآیندهای درون سازمانی برای کنترل منابع مالی پیروی می کنند و یکپارچگی دارایی های شرکت را حفظ می نمایند.
