اگر شما مسئول برگزاری یک رویداد هستید و می خواهید به زودی رویداد بعدی خود را برنامه ریزی کنید، داشتن توانایی های عالی جهت برنامه ریزی رویداد می تواند هنگام سازماندهی آن مفید باشد. مشتریان ممکن است برای هر رویداد انتظارات متفاوتی داشته باشند. بنابراین مهم است که تکنیک هایی را شناسایی کنید تا به شما کمک کند در فرآیند برنامه ریزی راه درستی را در پیش بگیرید. شناسایی نکات یا تکنیک های مفید می تواند مهارت های برنامه‌ریزی رویداد شما را بهبود ببخشد تا اطمینان حاصل کنید که رویدادهای شما موفق هستند. در این مقاله به چیستی برنامه ریزی رویداد می پردازیم و به مهارت های لازم برای آن و راه های تقویت این مهارت ها می پردازیم.
برنامه ریزی رویداد چیست؟
برنامه ریزی رویداد عبارت است از سازماندهی و مدیریت یک رویداد، فعالیت یا مناسبت. برخی از نمونه های دسته‌بندی رویدادها عبارتند از گردهمایی های اجتماعی، سمینارها، مراسم عروسی، جلسات شرکتی، رویدادهای خیریه و جشن های مختلف. برنامه ریزی رویداد اغلب شامل وظایف زیر است:
- تهیه بودجه
- سازماندهی کارکنان
- ایجاد برنامه زمانی برای کارکنان
- تعیین جدول زمانی برای هر رویداد
- انتخاب و رزرو مکان
- استخدام فروشندگان
- هماهنگی حمل و نقل مهمان
- اجاره تجهیزات
- طراحی چیدمان رویداد
چگونه مهارت های برنامه ریزی رویداد خود را ارتقا دهیم؟
برنامه ریزان رویداد ممکن است برای میزبانی انواع مختلف رویدادها به مهارت های مختلفی نیاز داشته باشند. برنامه‌ریزان رویداد ممکن است مسئول بسیاری از جنبه های یک رویداد باشند، از رزرو خدمات پذیرایی، تا انتخاب طرح رنگ یا تم برای مهمانی، بنابراین داشتن مهارت های عالی برنامه ریزی رویداد برای این افراد ضروری و ارزشمند است. برخی از مهارت های برنامه ریزی رویداد عبارتند از:
توجه به جزئیات
برنامه ریزی دکور میز، شاخ و برگ گیاهان و نورپردازی، پذیرایی از مهمانان و پیروی از جدول زمانی همگی نیازمند توجه شدید به جزئیات هستند. جزئیات محور بودن می تواند به شما کمک کند تا از تعارضات در جدول زمانی یا با مشتری در مورد انتظارات آنها از رویداد جلوگیری کنید.
ارتباط بین فردی
نظارت بر کارکنان، برقراری ارتباط با متخصصان صنعت و تعامل با مهمانان در طول یک رویداد شامل مهارت های ارتباطی بین فردی است. این مهارت ها در برنامه ریزی رویداد کمک می کنند تا شما به طور صحیح با هم ارتباط برقرار، و اطلاعات را منتقل می کنید. به طوری که همه افرادی که با آنها در تعامل هستید، درک کنند که قبل، در طول و بعد از رویداد چه انتظاری باید داشته باشید.
چند وظیفه ای بودن
مدیریت زمان، اولویت بندی، تمرکز و مهارت های مقابله ای همگی توانایی های چند وظیفه ای هستند که برنامه ریزان رویداد را قادر می سازند تا در حرفه خود برتر باشند. مهارت های چند وظیفه ای در این موقعیت ضروری است زیرا بسیاری از بخش های یک رویداد ممکن است به طور همزمان رخ دهد. مانند پاسخ دادن به سوالات در مورد جدول زمانی پذیرایی در حین برقراری ارتباط با مشتری در مورد حضور.
سازماندهی
مهارت های سازمانی عالی شامل استفاده از مدیریت زمان و هماهنگی برای ارائه پشتیبانی در سراسر فرآیندهای سازمانی برنامه ریزی یک رویداد است. یک برنامه ریز رویداد از مهارت های سازمانی هنگام ایجاد جدول زمانی، پیروی از بودجه، برنامه ریزی کارکنان و فروشندگان و ملاقات مهلت‌های رویداد برای رزرو مکان ها و سرگرمی ها استفاده می کند.
