نکاتی که هر کارمند و مدیری باید درمورد دورکاری بداند

همانطور که در مقاله  مدیریت دانش، یاری دهنده دورکاری در شرایط کرونا اشاره کردیم، ویروس کرونا موجب شده است بسیاری از شرکت‌ها به دورکاری (Telecommuting) روی بیاورند. با توجه به اینکه قبل از این بیماری نیز کمپانی‌های پرآوازه‌ای نظیر زیراکس و دل در این زمینه پیشرو بودند، می‌توان فهمید که دورکاری در ذات خود، منفی و اشتباه نیست. درست اجرا شدن این برنامه بسیار مهم است. چرا که اشتباه در اجرای آن در سال‌های گذشته، موجب شد که بسیاری از مدیران به این مقوله نگرش خوبی نداشته باشند.

 

 

نکاتی که هر کارمند دورکار باید بداند

کارمند

      1-مزایای دورکاری چه برای شرکت و چه برای کارمندان بسیار زیاد است

دورکاری، از بسياري جنبه‌ها عالي است. عدم نیاز به رفت و آمد موجب صرفه‌جویی در هزینه و وقت می‌شود به تبع آن انرژی کمتری مصرف خواهد شد. همچنین میزان تولید گازهای گلخانه‌ای کاهش خواهد یافت. ازسوی دیگر هزینه روزمره‌ی شرکت‌ها به طرز چشم‌گیری کاهش می‌یابد.

 

        2-آموزش برای کارکنان یک امر ضروری است

این بدان معناست که نه تنها مهارت‌های نرم (مانند توانایی برقراری ارتباطات، وجدان کاری و …) را کسب کنید بلکه نحوه استفاده از فناوری‌های مناسب برای تعامل مطلوب را درک کنید. دورکاران باید آموزش تخصصی در این زمینه ببینند.

 

      3- فضای کاری خود را مشخص کنید

به راحتی می‌توانید با لپ تاپ خود روی مبل بنشینید و وظایف کاری خود را انجام دهید. بیشتر ما عادت داریم که با لپ تاپ‌های خود اخبار را دنبال کنیم، تلویزیون تماشا کنیم، بازی و چت کنیم. ایجاد یک فضای کار (حتی اگر میز آشپزخانه شما باشد)، به شما خاطرنشان می‌کند که زمان کار، جدی باشید و فقط وظایف خود را انجام دهید.

 

        4-اهداف روزانه را تعیین کنید

  • اهداف خود را دنبال کنید و پیشرفت خود را به اشتراک بگذارید. ممکن است تعجب کنید که روزکاری بدون رفت و آمد به دفتر چگونه خواهد بود.
  • هر روز دورکاری را با نوشتن آنچه برای دستیابی به اهداف شغلی خود نیاز دارید شروع کنید.
  • میزان پیشرفت خود را بررسی کنید.
  • مدت زمان انجام وظایف خود را بسنجید.
  • اهداف روزانه را متناسب با ریتم فعلی خود تنظیم کنید.
  • اگر فکر می‌کنید برنامه Telecommuting شما باید توسط دیگران تنظیم شود، با سرپرست یا همکاران خود ارتباط برقرار کنید و از آن‌ها درخواست کنید

 

        5-عوامل حواس پرتی را از بین ببرید

فضای منزل خود را برای کار به گونه‌ای انتخاب کنید که به هیچ‌وجه حواس شما پرت نشود. ترجیحا می‌توانید از هدست نیز استفاده کنید.

 

       6-حریم خصوصی را در اولویت قرار دهید

پنج دقیقه وقت بگذارید تا حریم فضای کاری خود را ارزیابی کنید.

حریم خصوصی شما حائز مهم است، بنابراین بررسی کنید، آیا در اطراف شما چیزی وجود دارد که نمی‌خواهید در یک کنفرانس ویدئویی با مدیر شما مشاهده شود.

 

       7-لباس مناسب برای کار

درهنگام دورکاری شما می‌توانید کمی راحت‌تر لباس بپوشید تا احساس راحتی کنید، اما در هنگام ویدئو کنفرانس، باید از لباس رسمی استفاده کنید، درغیر این صورت وجه مناسبی نخواهد داشت. پوشیدن لباس مناسب، خانه را بیشتر شبیه یک دفتر کار واقعی می‌کند، و به همه، به خصوص شما، یادآوری می‌کند که حتی اگر روی مبل نشسته‌اید، در واقع کار می‌كنید.

 

     8-روند رو به رشد

درصد کارمندان دورکار ایالات متحده که 80 درصد یا بیشتر از وقت خود را (معادل چهار روز در هفته یا بیشتر) صرف آن می‌کنند، از 24 درصد در سال 2012 به 31 درصد در سال 2016 افزایش یافته است. طبق نسخه سال 2017 گزارش سالانه گالوپ ، وضعیت محل کار آمریکا ، حدود 43 درصد از کارمندان ایالات متحده کار از راه دور می‌کنند.

کیت لیستر، رئیسGlobal Workplace Analytics ، می‌گوید: اغلب مقاومت مدیران دربرابر دورکاری به عدم اعتماد مرتبط مي‌شود. بعضی از مدیران این نگرش را دارند كه كارمنداني كه در دفتر نيستند و دوركاري مي‌كنند، در خانه روی مبل نشسته‌اند و قهوه مي‌نوشند. اما بايد توجه داشت كه همیشه در چشم بودن به معنای بهره‌وری نیست.

دور از ذهن نیست که در آینده‌؛ دورکاران، نیروی کار عادی محسوب شوند. چرا که در سال‌های اخیر به این موضوع بیشتر پرداخته شده است. با شیوع کرونا محبوبیت آن بیشتر شد تا جایی که بسیاری از مدیرانی که تاکید به حضور کارکنان در محل کار داشتند، در هنگام رویارویی با این ویروس، دورکاری را ئر الویت تغییرات بنیادین کسب و کار خود قرار دادند.

 

نکاتی برای مدیریت کارکنان دورکار

 

نکاتی برای مدیریت کارکنان دورکار

   1-دورکاری، تجارت و استراتژی است؛ نه فقط مزیت برای کارمندان

سازمان شما، می‌تواند افراد باهوش و کارآمدی را استخدام کند که صدها کیلومتر از شما فاصله دارند. Telecommuting   به شما امکان می‌دهد بدون در نظر گرفتن اینکه در کجا هستید، با استعدادهای عالی کار کنید. از دانش، مهارت و تجربیات آن‌ها بهره‌مند شوید و کسب و کار خود را با کمک آن‌ها رونق بخشید. لزومی ندارد حتما با کسانی کار کنید که در شهر شما سکونت دارند، شما می‌توانید با افرادی که در کشور و قاره شما نیستند همکاری کنید. کمپانی‌های بزرگ همواره پرسنلی را استخدام می‌نمایند که دارای توانمندی‌های بالایی هستند و برای آن‌ها محل زندگی آن‌ها اصلا اهمیتی ندارد.

 

     2-منابع انسانی و فناوری اطلاعات باید با هم کار کنند

اگرچه به نظر می‌رسد برنامه‌ریزی و پلتفرم کار از راه دور از طریق تیم‌ منابع انسانی طراحی و برنامه‌ریزی می‌شود، اما فناوری موردنیاز برای فعال‌سازی دورکاری، همیشه از سوی تیم‌ IT طراحی و اجرا می‌گردد. این بدان معناست که تیم‌های منابع انسانی و فناوری اطلاعات باید رابطه کاری نزدیک برقرار نمایند.

تیم HR چارت فعالیت و وظایف پرسنل را در فرآیندهای مخصوص کاری آن‌ها تعریف می‌نماید و طرح عملیاتی را شرح می‌دهد. در مقابل تیم IT نیازهای فنی، منابع و محدودیت‌های فناوری را جهت کار از راه دور تامین می‌کند.کار از راه دور توسط تیم منابع انسانی هدایت می‌شود، اما پرسنل برای درک امنیت و مسائل فنی فناوری اطلاعات با IT  کار می‌کنند.

 

    3-ابزارهای ارتباطی با کیفیت

شما به عنوان مدیر برای دورکاری کارکنان خود، بستر و روش‌های ارتباطی مناسب تهیه نمایید. بدون جریان خوب ارتباطی، همکاری موثر برای تیم‌ها شکل نخواهد گرفت.

 

    4-از سرويس‌هاي ابری استفاده کنید

سرویس‌های ابری

Klaus Sonnenleiter رئیس و مدیر عامل شرکتFranklin Lakes، تاكيد دارد که اسناد مهم باید در یک سرویس ذخیره‌سازی ابری مانند Dropbox یا Google Drive بارگذاری شوند. وی می‌گوید: “به این ترتیب می‌توانید از هرجایی وارد شوید و دیگر نیازی به نگرانی در مورد داشتن فايل‌های خود ندارید.”

 

   5-نتایج عملکرد را کنترل کنید

شما باید بر عملکرد افرادی که در کسب و کار شما فعال هستند، نظارت کنید. در نتیجه این امر، داده‌های زیادی جمع‌آوری می‌شود. این داده‌ها به شما کمک می‌کنند تا میزان فعالیت و بهره‌وری کارکنان خود را بررسی نمایید.

روش اندازه‌گیری عملکرد براساس استانداردهای شرکت شما شخصی‌سازی می‌شود. همچنین می‌توانید استانداردهای عملکرد را بر اساس تعداد وظایف کلیدی که کارمند از راه دور توانسته است انجام دهد، ارزیابی نمایید.

نکته مهم این است که شما عملکرد هر کارمند را پیگیری کنید تا بسنجید، آیا آن‌ها از طریق Telecommuting  توانسته‌اند بیشترین بهره را از وقت خود ببرند؟

 

    6-آموزش برای مدیران

اطمینان از اینکه مدیران می‌دانند چگونه با کارمندان دورکار خود ارتباط برقرار کرده و همکاری کنند، حائز اهمیت است. درصورتی که این توانایی را ندارید، حتما باید مهارت‌های لازم جهت برخورد با چنین کارکنانی  را از طریق آموزش کسب نمایید. زیرا نحوه برخورد شما ممکن است پرسنل را دلسرد کند. در این صورت راندمان کاری آن‌ها پایین خواهد آمد.

 

    7-جلسه تشکیل دهید

لازم نیست یک جلسه فیزیکی برگزار شود اما جلسه مجازی بسیار موثر است. هنگامی که یک تیم از راه دور کار می‌کند، اغلب ممکن است روابط دوستانه را که با یکدیگر دارند از دست بدهند. بنابراین ملاقات با کل تیم با تعیین یک زمان خاص بسیار مهم است.

به طور گروهی درمورد فعالیت‌های تیمی تصمیم بگیرید. این کار به شما کمک می‌کند تا روحیه تیمی در شما تقویت شود.

 

    8-مدیریت ذره‌بینی (Micromanage) نکنید

این نوع مدیریت به عنوان سندرم مدیریتی درنظر گرفته می‌شود. مدیریت ذره‌بینی نمونه‌ای از ضعف مدیریتی است. اساس آن، کنترل بیش از حد و غیرضروری کارکنان توسط مدیران و توجه به جزئیات کاری می‌باشد.

بسیاری از مدیران در زمان دورکاری دچار این سندرم می‌شوند. بايد در نظر داشت كه این اصطلاح به معنای برقراری تعادل بین زندگی شخصي و حرفه‌اي است. شما مي‌توانيد به جاي مديريت ذره‌بيني، از كارمندان خود درخواست كنيد كه فعاليت‌هاي خود را شفاف گزارش دهند. برای اطمینان از تحقق وظایف تعیین شده، می‌توانید از نوعی ابزار مدیریت پروژه مانند Zoho استفاده کنید.

 

   9-شناخت و قدردانی، یک امر ضروری است

یک تصور غلط رایج وجود دارد که دوركارها نیازی به قدردانی ندارند. حقیقت كاملا متفاوت است.

دورکاری به این معناست که شما از فعالیت‌های معمول اجتماعی و کاری که تیمی را به هم متصل می‌کند بسیار دور هستید.

اگر تیم شما به طور مداوم از راه دور کار می‌کند، ممکن است مشکلات زیادی نظیر مشکلات احساسی را تجربه کند. شاید کارمند شما تصور کند که به او توجهی نمی‌کنید و تلاشش را نادیده می‌گیرید. در چنین اوضاع آشفته‌ای، نشان دادن اینکه کارمندان شما عضوی ضروری از سازمان هستند، تقویت روحیه مناسبی است که همه به آن نیاز دارند. بنابراین اگر مدیر هستید، حتما هنگام کار از کارمندان خود قدردانی نمایید.

 

البته برخی از مشاغل وجود دارند که برای دورکاری مناسب نیستند، مانند موقعیت‌هایی که نیاز به حضور در محل کار دارند. اما برخی دیگر از موقعیت‌ها منعطف هستند.

 

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.