جلسات کاری بی‌ثمر را اثربخش کنید

 

جلسات کاری در سازمان را می‌توان شمشیرهای دو لبه دانست. این جلسات می‌تواند بهترین ابزار برای ایجاد معرفی، برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، افزایش خلاقیت، افزایش مشروعیت تصمیمات، تفویض اختیار و بسیاری از کارکردهای مهم کسب‌وکار باشند. از طرفی دیگر چه‌بسا این جلسات تبدیل به جلسات دور همی و یا عرصه‌ای برای جدل‌ها و مباحثات غیر کار کردی شود. اما چگونه می‌توان از این ابزار قدرتمند به‌صورت بهینه استفاده کرد؟ تحقیقات نشان می‌دهد در صورت رعایت شرایط زیر، جلسات کاری اثربخشی بیشتر خواهند داشت:

دستور جلسه داشته باشید: دستور جلسه‌ای که حاوی اهداف و موضوعات بحث در جلسه باشد می‌تواند تمرکز جلسه را افزایش دهد و جلوی بحث‌های بی‌هدف و پراکنده را بگیرد.

فقط بر روی مسائل تمرکز نکنید: در بسیاری از مواقع جلسات فقط برای مسائل و چالش‌های کسب‌وکار ترتیب داده می‌شوند درحالی‌که در همان جلسات می‌توان در مورد اتفاقات خوبی که در سازمان رخ‌داده نیز به بحث و تبادل‌نظر پرداخت تا فضای منفی جلسات کاهش پیدا کند.

حاضرین را هدفمند انتخاب کنید: با توجه به موضوع مطروحه و تخصصی که افراد در موضوعات مختلف دارند، افرادی را برای جلسه کاری دعوت کنید که دارای اثربخش‌ترین مشارکت باشند. لزومی ندارد در تمامی جلسات فقط مدیران و معاونین شرکت کنند.

از “وکیل مدافع شیطان” استفاده کنید: وکیل مدافع شیطان فردی است که بحث‌ها و پیشنهادهای حاضرین را نقد کرده و به چالش می‌کشد و اصولاً با همین هدف در جلسه حاضر است. این فرد می‌تواند مانع بروز گروه اندیشی شود و با مطرح کردن جنبه‌های منفی پیشنهاد‌ها، کیفیت تصمیمات را افزایش دهد.

بحث را هدایت کنید: همیشه لازم است کسی که به موضوع بحث تسلط دارد، به مدیریت جلسه پرداخته و تمرکز اعضا بر موضوع را حفظ کند تا جلسه با بحث‌های بیهوده و نیمه‌تمام به پایان نرسد.

مانع بروز عقاید نشوید: حتی ساده‌ترین و یا عجیب‌ترین پیشنهاد هم می‌تواند جرقه‌ای در ذهن اعضای جلسه ایجاد کند و به طرح‌ها و تصمیمات اثربخش منتهی شود. بنابراین فضای جلسه را به‌گونه‌ای فراهم کنید که همه آزادانه عقاید خود را ابراز کنند.

مسئول پیگیری و پیاده‌سازی را مشخص کنید: تا کسی مسئول مستقیم اجرای تصمیمات نشود و در برابر آن پاسخگو نباشد، هیچ‌یک از تصمیمات اتخاذشده در جلسه رنگ واقعیت به خود نخواهند گرفت و ذهنیت منفی‌ای نیز در رابطه با بی‌ثمر بودن این جلسات به وجود خواهد آورد.

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.