برای بسیاری از ما، به تعویق افتادن کارها و نرسیدن به کارهای مهم تبدیل به یک عادت شده است. عادتی که بسیار آزاردهنده نیز هست و انرژی روانی زیادی را از ما می‌گیرد. این موضوع برای مدیرانی که در دوره‌های آموزشی همچون MBA و DBA شرکت می‌کنند نیز صادق است. زیرا علاوه بر مشغله کاری، مشغله درسی نیز ممکن است آن‌ها را تحت‌فشار قرار دهد.
یک ضرب‌المثل قدیمی در این رابطه وجود دارد که می‌گوید: برای انجام همه کارها وقت کافی وجود ندارد ولی برای انجام همه کارهای مهم به‌اندازه کافی وقت هست. درواقع چاره کار در مدیرت اثربخش زمان است. خوشبختانه با انجام چند کار ساده و تبدیل کردن آن‌ها به عادت، مهارت مدیریت زمان خود را می‌توانید به طرز قابل‌توجهی ارتقا دهید:
اولویت‌بندی کارها
برخی کارها از اهمیت بالایی برخوردارند و برخی آن‌قدر کم اهمیت اند که می‌توانید آن‌ها را از فهرست اهداف و کارهای خود حذف کنید و وقت خود را برای کارهای مهم تر باز کنید.
تقسیم کار میان افراد
تفویض کردن قسمتی از کارها به دیگران نشان‌دهنده ضعف و ناتوانی شما نیست؛ بلکه نشان‌دهنده قدرت شما در سازمان‌دهی و استفاده بهینه از توانمندی‌های دیگران است.
به تعویق نیانداختن کارها
گاهی اوقات به‌جای این دست و آن دست کردن، باید دست‌به‌کار شده و هر چه زودتر کارها را به انجام برسانید تا فشار روانی کارهای باقی‌مانده از دوش شما برداشته شود.
تدوین برنامه زمانی
کارها را ازنظر فوریت طبقه‌بندی کنید و یک برنامه زمانی مدون هفتگی، روزانه و حتی ساعتی برای انجام هر یک از کارها تدوین نمایید.
توانایی “نه” گفتن
یکی از دلایل مهم مشغله زیاد ما این است که وقتی کسی کاری از ما می‌خواهد، در مضیقه قرار گرفته و از صراحت لازم برای رد کردن درخواست وی برخوردار نیستیم. “نه” گفتن نیز یک مهارت قابل تقویت است که می‌تواند وقت شما را تا حد زیادی آزاد کند.
تعیین ضرب‌الاجل
برای کارهای خود حتماً یک ضرب‌الاجل تعیین کنید و تمام تلاش خود را برای تمام کردن کار در آن زمان به خرج دهید. کارهایی که ضرب‌الاجل ندارند، معمولاً بیش‌ازاندازه کش می‌آیند.
