برنامه ریزی عبارت است از تعیین از پیش اهداف و مسیر عملی که باید برای دستیابی به اهداف تعریف شده‌به طور موثر و کارآمد انجام شود. این یک فرآیند فکری است که به تصمیم گیری از قبل مربوط می‌شود که چه کاری باید انجام شود، چگونه باید انجام شود چه زمانی انجام شود، و چه کسی باید آن را انجام دهد.

برنامه ریزی وظیفه اصلی مدیریت است. بر روی دوره های اقدام آینده تمرکز دارد. اهدافی را که باید در آینده‌به دست آیند مشخص می کند و بهترین مسیر عمل را برای دستیابی به اهداف تعریف شده‌انتخاب می‌کند. این شامل بسیاری از فعالیت ها مانند تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری در مورد عناصر فنی، پرسنلی، مالی، و سایر عناصر ضروری برای اجرای دوره از پیش تعیین شده‌اقدام است.

برای دستیابی به اهداف برنامه ریزی شده‌یک برنامه موثر مورد نیاز است. همه مدیران باید برنامه ریزان موثری باشند. اینکه سازمانی که آنها برای آن کار می کنند، محصولات یا خدمات را می فروشد، در بخش خصوصی یا دولتی فعالیت می کند. هر یک از این نوع سازمان ها نیاز به برنامه ریزی دارند.

برنامه ریزی فرآیند فکری است. یعنی چه، کجا، چه زمانی، چه کسی، چرا، و چگونه برای دستیابی به اهداف برنامه ریزی شده‌هر اقدامی را انجام دهیم. یک مدیر اهداف را تعریف می کند و اقدامات لازم را انجام می دهد تا اطمینان حاصل شود که این اهداف می توانند به شیوه ای کارآمد به دست آیند. برنامه ریزی منعکس کننده بینش، آینده نگری و خرد است. بنابراین، طرحی از عمل و عملیات است.

برخی از تعاریف رایج برنامه ریزی و پلنینگ:

ریکی دبلیو گریفین: برنامه ریزی عبارت است از تعیین اهداف سازمان و تصمیم گیری در مورد بهترین روش برای دستیابی به آنها.

ریچارد استیرز: برنامه ریزی فرآیندی است که از طریق آن مدیران اهداف را تعریف می کنند و اقدامات لازم را برای اطمینان از دستیابی به این اهداف انجام می دهند.

مری کولتر: برنامه ریزی شامل تعریف اهداف سازمان، ایجاد یک استراتژی کلی برای دستیابی به آن اهداف و توسعه مجموعه ای جامع از برنامه ها برای یکپارچه سازی و هماهنگی کارهای سازمانی است.

بنابراین، برنامه ریزی عبارت است از تصمیم گیری از پیش برای انجام چه کاری و چگونگی انجام آن برای دستیابی به اهداف مورد نظر. مدیران را قادر می سازد تا با تجسم مسیری از مفهوم به واقعیت، به چیزهای بزرگ دست یابند. برای هر سازمانی ضروری است که از فرصت های ایجاد شده‌توسط محیط در حال تغییر برای حفظ خود در تجارت استفاده کند. همچنین، به مقابله با تهدیدات احتمالی که ممکن است در آینده ایجاد شود کمک می کند.

ویژگی های اصلی برنامه ریزی عبارتند از:

برنامه ریزی هدف گرا است

هدف برنامه ریزی دستیابی به اهداف مشخص است. یک خط عمل کلیدی را برای دستیابی به اهداف مشخص می کند. تمام بخش‌های فعالیت یک سازمان باید بر اجرای برنامه‌ها متمرکز شود. اگر برنامه‌ها پیشنهادهای سازنده‌ای برای دستیابی به اهداف ارائه نکنند، بی‌ارزش خواهند بود.

عملکرد اولیه

این اولین و اساسی ترین عملکرد مدیریت است. برای هماهنگی سایر عملکردهای مدیریتی حیاتی است. سایر وظایف مدیریتی مانند سازماندهی، کارکنان، هدایت و کنترل همه به نوعی به آن وابسته‌هستند.

به عبارت دیگر، چارچوبی را برای سایر وظایف مدیریت تعیین می کند. یک مدیر تنها پس از تعیین برنامه های استراتژیک می تواند به اجرای کارکردهای دیگر بیاندیشد.

فعالیت فراگیر

این یک رفتار رایج در بین مدیران در تمام سطوح است. این فقط مربوط به مدیریت سطح بالا نیست. بلکه برنامه ریزی بر اساس ماهیت و محدوده پروژه است. برنامه های استراتژیک توسط مدیریت سطح بالا، برنامه های دپارتمان توسط مدیریت سطح متوسط ​​و برنامه های عملیاتی روزانه توسط مدیریت خط اول ایجاد می شوند.

محل را تعیین کنید

اساساً، برنامه ها بر اساس مفروضاتی تدوین می شوند که احتمالاً در آینده اتفاق می افتد که به عنوان پیش فرض شناخته می شوند. قبل از برنامه ریزی آینده پیش بینی می شود.

مکان ها شامل سرمایه‌مورد نیاز، فروش پیش بینی شده،‌روحیه‌کارکنان، انگیزه‌کارکنان، منابع سازمانی، وضعیت بازار، سیاست دولت و غیره است که به طور مستقیم یا غیرمستقیم بر اجرای طرح تأثیر می گذارد.

شناسایی گزینه های جایگزین

در این مرحله، وظیفه مدیر شناسایی گزینه های جایگزین است زیرا ممکن است جایگزین های مختلفی در دسترس باشد. مدیر باید از دانش و تجربه خود در شناسایی گزینه های جایگزین استفاده کند، در اینجا هدف او باید استفاده از جایگزین های بالقوه برای ارزیابی بهتر باشد.

ارزیابی گزینه ها

این مهمترین وظیفه مدیر در کل فرآیند برنامه ریزی است. او باید تک تک جایگزین هایی را که در مرحله قبل شناسایی شده‌است مطالعه و ارزیابی کند.

ارزیابی جایگزین بر اساس پتانسیل ها، شانس دستیابی، مقرون به صرفه بودن، اهداف سازمانی برنامه ریزی ، منابع، عوامل اجرایی و … انجام می شود. پس از ارزیابی، در اینجا مدیر باید در موقعیتی قرار گیرد تا بهترین را انتخاب کند.

بهترین جایگزین را انتخاب کنید

در این مرحله مدیر بهترین جایگزین را از بین گزینه‌های ارزیابی شده‌بالا انتخاب می کند. در حین انتخاب، مدیر باید دوباره از تجربیات و دانش خود استفاده کند و به این فکر کند که چگونه چنین جایگزینی در رسیدن‌به هدف کمک می‌کند. با این حال، جایگزینی که کمترین هزینه، کمترین تلاش و سود معقول را فراهم می کند انتخاب می شود.

یک طرح حمایتی تهیه کنید

به نظر می رسد تنها اجرای طرح اصلی دشوار است. فقط فرض کنید، قرار است سمیناری ترتیب دهید، حدس بزنید هیچ کس نمی داند که قرار است سمیناری برگزار کنید، باید به مخاطبان خود اطلاع دهید که می توانید تبلیغات، حمایت مالی، تماس با دوستان نزدیک خود و غیره را انتخاب کنید. اینها برنامه های حمایتی شما هستند. برای موفقیت برنامه اصلی خود یعنی سمینار.

مدیر نیز باید همین برنامه ریزی را انجام دهد، در این دوره بودجه ها، برنامه ها، قوانین و سیاست های متفاوتی شکل می گیرد.

طرح را اجرا کنید

در این مرحله اکنون طرح وارد عمل شده‌است. وقتی برنامه‌ای ساخته‌شد، باید اجرا شود، در غیر این صورت تنظیم آن معنایی ندارد.

مدیر باید از اجرای موثر طرح اطمینان حاصل کند. برای این کار، او باید با زیردستان خود ارتباط برقرار کند، نحوه اجرا را به آنها آموزش دهد، منابع یا حقوق لازم را برای اجرای مؤثر فراهم کند، و نظارت و کنترل به موقع داشته باشد تا مطمئن شود اجرا همانطور که باید پیش می رود.

طرح را مرور کنید

بررسی طرح اجرا شده‌برای اطلاع از عملکرد واقعی ضروری است. این آخرین مرحله در فرآیند برنامه ریزی است، همانطور که آخرین مرحله است، به همان اندازه مهم است که مراحل دیگر. مدیر باید بر عملکرد برنامه نظارت داشته باشد، در مواقعی که برنامه به خوبی عمل نمی کند اقدامات اصلاحی انجام دهد و برنامه را برای دستیابی به اهداف مورد نظر اختصاص دهد.